功能介绍
通过一个合同模板,批量向不同签约方发送不同的合同。
例如,对账单:将内容或格式不同的对账单批量发送给不同的客户进行盖章确认,每份对账单的内容和发送对象都不相同,可以通过批量发起不同合同一次性完成发送
员工档案:由E-HR系统自动生成的员工档案pdf,需要员工签字确认,但每名员工的文档内容完全不同,且由于系统直接生成,无需在上上签平台创建合同范本,此时可通过批量发起不同合同的功能,批量给不同员工发送对应的员工档案
具体操作
创建模板
1. 进入【模板管理】-点击【创建模板】;
2. 上传文档
2.1 设置合同模板名称,如有需要,可添加备注说明;
2.2 点击【上传文档】,选择【添加待上传文档】;
2.3 预设合同描述信息,如合同标题、合同类型等,完成配置后,点击【下一步】;
注:一般只添加一个待上传文档即可
注:除非需要批量发起的合同中,每个合同的签约方数量、批量导入的字段信息不同,则需要根据不同情况添加对应数量的待上传文档,比如有些单据是单方盖章、有些单据是双方盖章,那么需添加两个待上传文档
3. 预置签约方
3.1 合同由几方签署则添加几个签约方;
3.2 填写每个签约方的签约角色;
3.3 需要批量添加的签约方必须勾选【使用时可批量添加】,对签署顺序有要求则需勾选【按顺序签署】-完成配置后进入【下一步】;
4. 指定签署位置
4.1 选择签约方;
4.2 拖动盖章或签字及签署日期到空白文档中;
4.3 对每个签署位进行坐标定位,填写该印章在未来的合同文本中对应的关键字及关键字出现序号;如,合同中的关键字填写为“客户签章”,第几处设置为“1”,那么当客户签署时,在合同第一次出现的“客户签章”处,系统自动加盖客户印章
4.4 配置完成,【保存模板】;
注:如果合同中有其他字段信息,用同样的方式在【业务字段】处拖动即可
发起合同
1. 打包文件
1.1 将所有需要批量发送的合同文档放进一个文件夹中;
1.2 将文件夹压缩成zip格式;
2. 发起合同的入口
2.1 模板管理中找到所需模板,点击该模板右侧【使用】进行合同的发起(如图);
2.2 也可以在首页中点击【发送合同】;
2.3 也可以在合同管理中点击左上角【发送合同】;
3. 选择发起方式
3.1 选择文档;
3.2 点击【批量发起不同合同】;
4. 点击【上传文档压缩包】,上传准备好的合同文档压缩包;
5. 下载Excel模板;
6. 填写信息
6.1【合同文档】处填写该签署方对应的合同文件名,需填入文件名+后缀,如xxx.jpg、xxx.doc、xxx.pdf,可直接从下载的excel下方【文档压缩包的文件名列表】中进行复制;
6.2 填写签约方信息,其中【账号】为签约方接收合同的手机号或邮箱,【企业名称】为其营业执照上的企业名称,如果是个人签约方,则填写对方的姓名;
6.3 如有其他合同内容字段,根据实际情况填写在Excel对应区域;
7. 回到上上签平台,点击【批量导入】上传填写好的Excel;
8. 补充非批量添加的签约方信息,填写完成后进入【下一步】;
9. 确认合同并发送
9.1 预览合同内容,可切换预览对象;
9.2 确认无误,【发送】即可。