为什么零售企业要上线电子签约?

1、HR人事场景的需求

 

跨子公司人员调动及频繁的入离职：

 

客户所在的企业是一家旗下拥有几十家子公司的集团型企业，这些子公司分布在全国8个区域中心城市，门店遍布80多个城市。零售行业门店员工入离职频次较高，当前其线下有1000余家自营店，每月进出人员合计约400余人。另外，因为是鞋服行业，经常开设城市的特卖场用于促销老款，人员需临时从常规门店调动，每月产生的人员调动流程达1500+。

 

疫情期间门店临时停业，后面在疫情恢复期间趁机对门店进行了盘点与整合，保留了优质门店，同时对人员进行了调整与分配：运营上减少全职员工，在保留3-6人全职的基础上，根据客流量情况、门店销售及门店面积，增加兼职人员予以支撑，以降低困难时期的人员成本。此时需要上线电子签约实现人员跨子公司的调动以及频繁的入职、离职。

 

集团管控及合同管理需求：

 

首先，企业每年会变更组织架构，即区域重新划分：合并、新增等。中间涉及档案交接及办公室搬迁，很难追溯每一份有可能产生人事纠纷的合同证明。其次，全国有1万多名员工，各区域分管出示的合同模板各不相同：总部很难监管，经常在出现人事纠纷后，发现是合同模板而非法务部门审核通过的版本。另外，面对劳动合同、劳务协议、兼职版劳动合同、劳务协议、实习协议等多个版本，1000+门店的店长在操作合同的签约时，经常因交织成网的复杂主体、模板感到身心疲惫。

 

考虑到零售行业遍布全国各地及其他国家，人员流动性大，数字化转型刻不容缓，无论是财务还是人力资源部门都在努力朝共享中心的方向发展，减少区域的控制权限，由总部进行统一管控及制度发布。在此背景下，电子签约随之作为推动企业合同签约管理的工具被提上了日程。

 

2、新零售管理场景的需求

 

疫情期间门店大幅度停业，运营重点全部由线下转至线上。随着线上模式的展开，对接各个平台的合同签约（例如小红书、微博、抖音）、直播主播签约、广告模特签约也越发增多。

 

除了加大各平台的直播带货力度外，零售企业的营销模式也随之发生变化。其中表现在：利用优惠券等促销形式将线下门店的会员吸引至线上，建立会员专属微信群，进行社群式营销。从而转移大量的线下会员至线上微商城购买，形成会员数据共享制。同时通过朋友圈转发，实现了购买者也是带货者的裂变营销。

 

客户反映，以上营销类的合同过程管理可以通过上上签电子签约平台实现，月底、年终可直接按分类获取相关报表，简单易用。

 

3、供应链管理场景的需求

 

当前现状：

 

采购专员下单采购明细，核对后邮件对接供应商进行供应商确认盖章——采购单；供应商发货至仓库，收货员确认收货明细，签字确认——收货单；线下财务按月度进行对账，开票——开票。这其中需要三单匹配，保证一致。

 

然而在实际过程中采购明细与实际收货，及后续开票金额往往会出现不一致的情况。这时需要采购部门、财务、物流、仓库多方进行沟通及确认实际情况，以便确认核实最终结果。

 

此外还出现一种特殊场景：对零售企业而言，为防止库存积压，其他店压货而自己门店却一直缺货的情况，门店SKC库存通常会很“浅”，即存放在门店的单品不会很多。针对“爆品”、“畅销款”等会根据门店缺货情况及相关分析从工厂直接下单发至门店。这时采购单、收货单、财务对账等三单匹配繁琐且易出错，难追溯。这也是零售企业考虑上线电子签约来解决跟单业务员、财务对账员及整合供方采购问题的出发点。

 

当前一些零售企业已经具有完善的供应商对接平台，会对供应商主档（含资质）的全部信息进行电子入档，电子签约平台可直接获取供应商信息进行企业认证，核对采购明细后线上电子签发至供应商进行确认盖章，进而再存档至上上签电子签约平台。后续涉及到物流发货单下载——收货单签字收货等，已经全部实现线上化。

 

财务在月底对账时可以直接拉出每一份从签约的采购合同至最终发票的数据报表进行系统自动核对，大大减少了业务跟单反查、财务对账的工作量。

 

从零售客户上线电子签之后的效果看，极大降低了财务对账员的人工成本。据客户反馈，电子签约是企业数据中台的一部分，其加入补全了企业采购业务线上闭环的最后一公里，有助于搭建和完善企业数据中台。