人事、经销商、供应商...2020年医药企业将电子签约用在了哪些签约场景？

医药行业是涉及国计民生的重要行业，这个行业不仅卖药，更重要的是研发和生产药物。无论是 “神药”板蓝根，还是众所周知的消炎药青霉素，都是医药行业长久以来的研发成果。

 

一个药物的研发过程不亚于“神农尝百草”，以最近关注度较高的新冠疫苗来说，仅疫苗研制就需要经历四个阶段：筛选疫苗毒株-临床前疫苗研制-临床前研究-临床试验（一期、二期、三期）。创新药则基本都要经历 10 年的时间，投入在几十亿人民币以上。如果“尝试”对了，将有着丰厚的市场回报。反之，则一切都归零。

 

 

于是在市场机制的作用下，买药贵的问题屡见不鲜。对于这个问题，国家在医药行业的改革从未停止，从 “4+7”开始的带量采购，让药品进行大幅度的降价（最高降幅超过 90%）到12月28日最新发布的《2020国家医保药品目录》对价格或费用偏高、基金占用较多的14种独家药品进行降价谈判（平均降价43.46%），无不体现出国家释放改革红利、惠民利民的态度和决心。降价还在持续，确实让患者受惠，但也让医药行业面临巨大挑战。

 

图片来源：人民日报

 

前不久，我们跟一家医药企业客户聊天，这是一家快速转型为创新和研发驱动的制药公司，拥有多个研发中心。随着行业的变化，除了加大创新药的研发力度外，如何有效地降低内部运营成本，加强质量监管，成为了企业关注的重点。“智能制造、电子签约、RPA、WMS、ERP 等数字化工具，在我们企业数字化中越发重要。”在谈到药企数字化转型的现状时，客户这样说。

 

其中以电子签约为例，作为数字化的“基础设施”，它在医药企业中的旅程也是丰富多彩，充满着机遇和挑战。

 

机遇：在员工签约场景中使用

 

一般来说，医药企业的员工都不算少，且有一定的人才流动率。随着企业的发展，企业每个月都有大批量的新员工入职，需签订劳动合同等文件。也有老员工的合同到期，进行续约。传统的纸质合同签约管理方式，既要耗费大量人工打印、邮寄，占用大量的档案室空间，也不好进行流程追溯和管理。

 

针对这个显而易见的痛点，医药企业首先使用了电子签约的方式，对员工的合同、保密协议等员工“签约”材料进行线上管理：

 

新员工入职。新员工在入职当天，就会收到待签署的合同与附件的短信提醒，通过手机在入职当天即可完成合同和保密协议的签订。

 

老员工续约。老员工在合同到期前，HR 将定期审批 OA 的合同续签流程，通过系统对接，OA 将当天需要续签的合同发送到老员工手机上，员工通过手机完成续签。

 

在这个场景下，企业需要加强对员工的培训，告知员工电子签约的便利性，对于部分员工担心电子合同法律效力的问题，进行及时解答，提高员工接纳电子签约的满意度。

 

 

医药客户反馈，企业在上线电子签约后效果良好，极大提高了HR的办公效率，降低了合同未签署或到期未处理的风险。

 

机遇：在企业内质量场景中使用

 

药品生产的过程，需要符合 GMP 法规（药品生产质量管理规范）的要求。从原料的采购到药品入库，有着无数的质量检验、抽检环节。

 

 

这些质检报告的打印，在传统方式上，都需要人工打印与签字，但签字可能存在字迹模糊，并且时间一长就难以辨别，难以开展质量问题的追溯。电子签约的方式可作为质量验证人员的认证签字方式，确保签字的合法、有效，更便捷的归档、查询电子的质量检验报告，从而更好地达到 GMP 法规的相关要求。

 

挑战：在供应商、经销商中应用

 

不少拥有成熟供应链的企业，都会在供应链的上下游利用电子签约简化采购、订单等流程。虽然医药行业的上下游合作签约材料众多，需要符合GSP（药品经营质量管理规范）的法规要求，但涉及的上下游合作方众多，规模大小不一。

 

据药企资深人士所言，全国的药品经销企业超过了1万家，有些小企业人数较少，甚至不懂信息化知识，惧怕接受电子盖章的合同、订单等，习惯于接受“看得见、摸得着”的纸质合同。药品的上游企业亦是如此，除了规模较大的原材料厂商，企业的供应商未有成熟的规模，经常更换，在使用电子签约过程中面临了挑战。

 

关于这点，之前医药客户在与上上签沟通时也有这些顾虑。他们担心在供应商不够“数字化”，不够“稳定”的情况下使用电子签约可能会适得其反，容易遭受来自经销商“客户”的挑战。为此做了调研，结果发现大部分上下游合作伙伴还是非常支持电子签约的。

 

 1、上下游企业客户非常乐意免费试用电子合同

 

之前的纸质合同容易丢失，不易管理。电子签约解决了上下游供应链的在线签署与合同管理问题。上下游企业客户可以免费享受电子合同签署和线上管理的服务。

 

2、提升签署效率，减轻回款压力

 

在上上签电子签约平台，合同可以实现秒发秒签，帮助企业客户更快地完成签署，从而快速推进打款交付等业务流程，减轻回款压力。随着医药行业企业的聚集，一旦大部分龙头医药企业试用了电子签约，经销商等下游势必会“顺势而为”，有望提高整个行业的签约效率。

 

挑战：关于信息安全问题

 

一般在使用电子签约平台时，免不了将员工的合同范本、保密协议等信息上传到平台进行使用，一旦个人信息泄露，将对个人和企业造成巨大影响。前不久，为规范医药代表学术推广行为，促进医药产业健康有序发展，国家药品监督管理局网站发布了医药代表备案管理办法，要求在2020年12月1日之前，各家医药公司要完成医药代表备案。

 

随着医药行业的动态变化，类似这样的政策将来会越来越多，国家对于个人信息利用的收集规范及授权要求也会愈发严格。详情见→即将落地的「医药代表备案制」，引发了医药行业哪些电子签约思考？

 

针对上述提到的挑战，实际上不同的医药企业，对信息安全也有着不同的制度和文化。规模较大的国内外医药企业，对于员工、供应商等信息都有严格的信息安全制度。他们在选择电子签约厂商时，尤为关注合作方的技术防范是否到位。同时防止信息泄露也是企业自身关注的重点。关于电子签约的信息安全问题，需要医药企业的业务部门、信息部门与电子签约合作方一起配合，定期开展安全审计，并公开审计报告，化解信息安全的挑战。

 

世界500强企业赛诺菲曾邀请国际独立的第三方专业安全厂商CyberVadis对上上签电子签约进行安全测试，结果显示上上签成为其测评分数最高的供应商。日前，上上签还接受了客户BP（英国石油）安排的第三方专业审计机构安永的安全审计，审计结果显示无中高风险项目，完全满足BP安全审计要求。以此推动行业安全技术门槛不断提升。

 

身处契约行业，安全合规、中立一直以来是我们关注的重点和秉持的准则。自2018年起，上上签电子签约持续发布了《安全白皮书》，从组织与人员安全、安全合规、系统安全架构、数据安全体系、安全运营等五方面，推动行业向更加安全化、规范化的方向发展。同时也于今年8月获得了“ISO 22301：2019业务连续性管理体系”认证，证明了平台抗风险和持续服务的能力。

 

 

电子签约需要签约方的一致认可才能使用，有点类似于“微信支付”，一旦对方“未注册认证”，就难以进行转账和支付。

 

因此在员工相关的应用场景上，依靠HR 等部门的管理能力，电子签约可便利地让员工接纳并“注册认证”，线上完成企业内需员工签署的任何文件，提高签署效率，减少人工处理、邮寄、档案管理等成本，实现企业内降本增效。随着《医药代表备案制》的落地，医药行业又多了一个使用电子签约的理由。

 

目前，在医药行业内电子签约的推广还有待加强，由于产业链中多数企业都未使用或平台不一，难以进行电子签约的规模应用。上上签电子签约将持续加强与医药企业和卫健委、药监局等政府机构的合作，为整个医药行业的降本增效贡献一份力量。

 

戳链接→免费领取电子合同

 

      如果您有更多需求可「在线咨询」或 致电上上签：400-993-6665​​​​​​​​