模板是对同一类业务中将会用到的合同提前进行的初始化配置,可配置签约方、签约条件、及签署位置等。配置好后,在需要发合同时,可使用模板直接引用这些配置条件,将合同发送给不同企业/个人。
具体操作
1.创建模板
登录上上签平台后,在首页最上方点击【模板管理】-点击左上角【创建模板】;
2.预设文档
2.1 上传文档
文档已准备完毕的情况下维护模板名称并点击【上传文档】,选择上传本地文档,在弹出的界面中选择要上传的合同文档,进行上传,并维护合同描述信息;
如果需要上传的文档暂时还没有准备好,或需要临时添加某个文档,可以点击【上传文档】-【添加待上传文档】,先维护该文档名称,未来在使用模板时再上传具体文档,此处同样需要维护合同描述信息;
2.2 维护文档信息
维护好所有信息后,点击右上角【下一步】;
合同标题,将在合同收件方的通知短信或邮件中显示。
合同类型,可用于后续的合同筛选,并可能触发相应的合同审批流程。
签约有效期,用于限制合同签署链接的有限期,系统将默认在到期前2天通知未签署的签约方。
合同有效期,与合同文本中约定的实际有效期无关,没有法律效力,仅用作系统记录,便于提前筛选将到期的合同。
公司内部编号,仅用作系统记录,便于后期合同管理。
3.预置签约方
可预先添加参与合同流程的角色,生成签约方或抄送方的占位符;
注:如果勾选“按顺序签署”,可通过修改签约方前的数字调整签署顺序,并通过右上方的“查看签署顺序”查看目前的签署顺序
4.指定签署位置
左侧选择对应签约方,再拖动其盖章/签名/签署日期到合同文档指定位置;
注:有多份合同文档需要多个签约方签署时,需要在每份文档中都设置对应签约方的签署位置。例如上传了A、B两个合同文档,A合同中设置了签约方甲的签署字段,B合同中未设置,则签约方甲只会收到A合同,不会收到B合同
除了常用的“盖章”、“签名”签署字段,还可以设置文档内留空需要发件方或签约方填写的字段,点击“业务字段”右侧“+”,支持添加文本、日期、单选、多选或下拉框字段。
字段创建完成后,将其拖动到合同的指定位置,并在页面右侧编辑该字段的名称、字号、对齐方式等,并为其选择字段填写人。
全部设置完成,点击右上角【保存模板】。
待上传文档的指定签署位置
如果是“添加待上传文档”,在为签约方设置签署字段时,需要把该签署字段的位置与合同中的关键字进行匹配;
在右侧弹窗处如“在合同中的关键字”填写“乙方盖章”,“第几处关键字”选择“1”,则使用空白合同模板时,上传合同后,系统会自动识别合同中第1处出现“乙方盖章”的位置,匹配上图中“盖章处”;
设置完成后,点击【保存】即可。