东呈集团丨打造特许经营模式下的法务管理体系

 

1. 成立至今，东呈集团经历了哪些重要的发展阶段？不同阶段给法务部门提出了怎样的要求？

 

沈如良：2006年，第一家城市便捷酒店在深圳春风路开业，成为后面东呈商业服务的起点。发展至今，企业总体经历了四个阶段：

 

第一个为初创阶段，当时只有城市便捷品牌，门店较少。以外聘法律顾问的日常法律服务为主，对内更多以兼职法务的方式对接公司事务。

 

第二阶段是在广西的创业阶段，2007年广西城市便捷酒店管理有限公司正式成立。随着加盟门店数量的增多，董事长将法务建设提到了重要位置，于2010年建立了法务职能岗，直接负责公司相关法律事务的处理。

 

下一个阶段是在成为广西本土的强势品牌之后，2013年集团品牌运营中心正式由南宁迁至广州。这是一次从区域市场向全国市场发展的战略转移。2014年广州东呈酒店投资管理集团有限公司正式成立，之前沿用八年的“城市便捷”也顺势完成了一次身份的转变，作为旗下的酒店品牌而存在。为能给消费者提供多元化入住体验，让加盟酒店投资人有更丰富的产品投资选择。截至2022年6月底，东呈旗下及合作品牌已有14个，已开业与待开业加盟酒店共3,250家，东呈会注册会员数量超过6,300万人。

 

 

随着加盟门店数量越来越多，我们成立了法务部，对法务职能进行了细分。其中包括项目谈判，交易模式的设计，以及部分参与了主营业务商业模式的设计。为跟上第三阶段业务发展的节奏，我们细化了一些标准流程。比如将合同签约的指引细分为主体核查、主体资料提供、合同签字盖章、合同移交归档、系统录入、物业材料要求等。这样可以保证法务团队和业务方能尽快上手使用。

 

如今，东呈已经发展成为行业头部集团，法律纠纷和交易模式也愈发复杂。为此我们提出了全面风险管理的概念，既将自身定位为法律服务部门，也定位为风险控制部门，法务职能进一步细分为知识产权、特许法律事务、特许内控、争议谈判、诉讼管理、经济合同及综合管理、合规管理、投融资等业务板块。

 

秉持着监督引领赋能业务的基本原则，目前法务工作已经从标准化、制度化、流程化走向了线上化的新阶段。

 

 

2. 东呈集团作为一家数字化驱动的创新型连锁酒店特许经营企业，法务建设相较于其他行业企业有哪些特点？

 

沈如良：我们没有将自己定义为是酒店集团，这可能会颠覆大家对于东呈的认知。根据国家统计局发布的《国民经济行业分类》（GB/T4754-2017）和《2017国民经济行业分类注释》，公司所处行业属于“L 租赁和商务服务业”中“商务服务业”（行业代码L72）大类下的“其他组织管理服务”（行业代码L7219）。所以我们是一家创新型连锁酒店特许经营企业，主要从事酒店特许经营业务，向加盟酒店提供品牌标准、投资测算、工程顾问、酒店管理、系统服务、会员服务和供应链服务等服务。简言之，我们主要服务于加盟酒店，公司的经营状况与酒店行业的发展息息相关。

 

 

特许经营是一种新型的商业模式，指拥有注册商标、企业标志、专利、专有技术等经营资源的企业（以下称“特许人”），以合同形式将其拥有的经营资源许可其他经营者（以下称“被特许人”）使用，被特许人按照合同约定在统一的经营模式下开展经营，并向特许人支付特许经营费用的经营活动。基于统一的经营模式，品牌、形象以及所售卖的产品或所提供的服务都是统一的。

 

该模式下的法律服务周期普遍较长，尤其是酒店行业投资大，筹建周期长，经营期限长，所涉及的法律体系复杂，有许多前置合规事项。比如一家酒店可能会涉及股东之间，特许人（品牌方）与被特许人（门店），委托方与受托管理方，门店和房东，门店与员工等若干法律关系。

 

 

在参与商业模式设计过程中，我将特许经营分成知识产权体系、特许经营合规体系、特许经营法律体系、特许经营商业体系、特许经营履约管理体系5个维度层级。覆盖从洽谈、立项、签约、筹建、开业，运营到解约、续约的全生命周期各个环节。同时辅助以特许合同事前风险防范、事中风险控制、事后风险完善的履约管理，加入了合同权利义务与收入确认的财务合规视角，将标准、制度、流程、表单的内控思路嵌入其中。

 

基于前面复杂的商业模式，我们不仅需要既懂法律事务，又懂商业逻辑的复合型法律人才，同时也离不开数字化体系的辅助管理。

 

 

3. 目前法务部门数字化体系的建设情况如何？涉及哪些系统的应用？

 

沈如良：近两年，法务部门主导、协助建设了与法务职能有关的多个信息系统。比如业财融合系统、加盟生态系统、侵权监测系统、经济合同管理系统。

 

法务常用的有加盟生态系统，系统集成了门店的信息管理和合同档案管理。涉及加盟合同的出具，门店行政电子档案管理以及一些财务核算。其次是拓建一体化系统，整个项目从签约、筹建、设计、工程服务以及最后的官网上线，都会在系统进行操作审批。

 

另外是电子签约系统，作为甲方企业，东呈的日常合同量非常大。除特许合同、补充协议外，每年日常的经济合同和人事劳动合同等文件有几万份。我们的加盟商分布在全国各个地区，快递管理成本非常高。在综合考虑客户、员工各方的签约体验之后，决定引入电子签约。目前已经将上上签电子签约运用在了东呈商城订单、工程顾问服务中的巡检表单、人力资源以及日常合同中。其中加盟合同的电子签约覆盖率达到了50%左右。

 

 

4. 特许经营模式涉及内外部多方角色，如何处理平衡业务发展与合规经营之间的关系？

 

沈如良：基于自身风险控制部门的定位，法务部门以支持集团战略目标和财务目标的实现为基本工作方针。为保障经营效果、财务报告的可靠性以及现行法规的遵循提供合理保证。落实到具体实践，主要表现为：在有效识别风险，风险可控、坚守红线、守住底线的原则上，符合标准的业务优先。

 

过程中首先会与各业务部门就某些工作对接是否建立了完备的业务流程进行沟通，双方达成共识后，形成跨部门或公司层面的制度标准文件，明确各自职责和职能边界。比如，某项工作涉及三个职能部门，第一步应该梳理相应的业务流程，进而演化为审批流程。以知识产权部分为例，我们会固化立项审批流程、授权审批流程、维权申报流程、特殊事项决策流程等。

 

 

为保证跨部门合作的沟通效率，我们在兼顾控制经营风险和改善法律服务的基础上做了细节优化：（1）文本模板化，条款小白化，审核过程线上化、审核意见书面化；（2）尽量使用东呈的自有模板，如果没有，则设法制订；建立标准文本体系，比如对所有涉及知识产权、研发类、视频制作、视频发布类合同中，均要求实现知识产权保护和承诺条款的标准化；（3）审核意见通俗易懂，审核要求一次性告知；（4）能当面沟通不线上沟通，能电话沟通不文字沟通。

 

 

此外我们也将风险进行了分级管理，建立了风险检查和预警体系，对日常经营业务进行风险和合规巡检，巡检出具巡检报告或风险关注函、整改函，小的问题，要求相应的业务部门限期整改，大的问题则提请审计作出处理建议。若风险经判断是处于可控范围，则会有条件地让业务先行，先解决经营问题。

 

这也是我们与律师的不同之处。律师可能更多侧重于提示风险，然后交由公司做决策，但法务的第一要务是服务于经营，整个过程我们会全程参与。

 

5. 前面提到了与内部各部门间的合作机制，对外面向加盟伙伴又会从哪些维度保证合规？

 

沈如良：项目的风险控制包含若干维度，首先会从法律文本着手，审核签字是否规范，合同信息是否填写以及协议文本等法律文件有无遗漏。第二部分是审核加盟主体。要求提供加盟商身份证件、签约照片，对电子签的项目，还要求加盟商进行实名认证，同时借助天眼查等工具网站对其做初步的尽调。

 

第三点是审批，对相关人员做授权管理。签约的商务条件、商务条款，以及签约过程中的特殊情况，必须经由有权限的人员审批。第四部分是审查门店的物业签约资料。酒店大部分的物业属于租赁物业，小部分为自有物业。其基础来源是基于物业的可持续性和使用权。所以我们会对物业材料的权属及产权性质进行全链条审查，从最开始的一手房东到最后租赁合同的承租方，以及中间若干环节的转租等情况，就加盟商是否对该酒店物业具有实际的使用权进行审查。但相关物业材料均由加盟商提供，真实性由加盟商保证，我们只能进行形式审查，不承担相关物业审查责任。

 

 

6. 会员数据是企业的核心业务数据，截至2022年6月30日，东呈会的注册会员已经超过6,300万人。法务部门如何保证数据的合规应用？

 

沈如良：我们非常重视网络数据安全，并在很早之前就围绕数据的合规应用做了相关工作。包括协助业务部门做三级网络安全等级保护测评，对APP进行合规巡检，就发现的数据权限问题提出整改要求。同时也聘请了外部顾问围绕个人信息保护等问题进行内部培训。

目前法务部门连同信息中心制定了相应的平台管理办法和业务流程，在数据使用方面有严格明确的安全提取审批流程。

 

 

结语

 

“东”风既来，“呈”势而上。从2006到2023，东呈在连锁酒店特许经营道路上前行了17年。躬身入局，东呈的荣兴与酒店行业的发展息息相关。2023年酒店服务业与疫情挥手告别，御风进阶至新的发展窗口期。服务于酒店客户的同路人东呈集团也顺势开启了多品牌聚势发力的商业新主场。

 

长期主义下，行稳方能致远。在特许经营模式下，法务建设步履不停，用合规安全和数字化科技的双翼护航全链条商业运营乘风破浪。