从哪些维度撰写电子签约收益评估报告
“上线电子签约对企业有何价值？”这个问题多出现在前期项目立项以及后期项目汇报阶段。
常见的回答是“降本增效”、“安全合规”。降本比较容易解释，大家一般会从打印、快递、存储、人工服务的财务收益视角切入，估测项目对直接成本/间接成本的节省情况。增效则相对抽象，需要多维度综合评估。加之近些年越来越多的投资不仅关注企业的利润与财务回报，企业管理者如何将管理ESG（环境、社会、治理）融入企业战略，也被纳入重点考察内容。
企业推行电子签约，不是简单的将纸质合同变成PDF文件，而是把整个签署流程搬移至线上，它带来的是合同模板范本的管理，合同的便捷起草，在线审批，快速地触达送达，身份的核验，在线用印管控，日志的追踪溯源以及后续的快速查找和管理，是对其业务创新与管理经营的一次数字化变革。
为能帮助大家更直观地说明电子签约对企业的价值，我们将结合部分客户的应用情况从以下维度展开，供参考。
01 降低“直接运营成本”
若按照年合同量10万份，一式两份，每份合同5张纸计算，直接运营/经济成本：
* 纸张消耗：100万张/年；
* 纸张参考价：A4纸约为¥100元/2,500张；
* 墨盒参考价：约为¥80元/盒（每盒可打印500张A4纸）；
* 快递参考价：同城单程¥12元/件，异地单程20/件，每份合同异地来回次日达成本约为40元；
* 电力消耗：打印机工作时会耗电，需要考虑电费成本；
* 设备折旧：随着时间推移，打印机会产生折旧。维护、更换或升级涉及额外的费用；
* 存档空间：以某客户HR场景为例，据其计算，1名员工“入职+转正+异动+离职”全生命周期约涉及40张纸/份，存档厚度约1.5厘米/份。
注：具体可视自身情况参照以上维度计算
02 提升工作效能
1. 减少事务性工作，释放人力聚焦业务
* 打印参考时间：普通喷墨打印机15秒/张，普通激光打印机4秒/张，高速打印机2秒/张，以最快速度计算，打印时间为100,000（份）*2（一式两份）*5（张）*2/3,600≈556小时；
* 装订参考时间：按照每份合同的装订时间为半分钟计算，合同装订时间为100,000份*2（一式两份）*0.5/60≈1,667小时；
* 快递单据填写参考时间：填写一张快递单约5分钟，考虑到快递并不是每份合同单独邮寄，有时会批量邮寄，暂不评估；
* 作业时间：我们曾随客户参观其合同档案室，每一名员工的档案都会通过文件夹进行归类，放置铁柜中。其中包含员工的档案信息、合同信息。之前需要做Excel表，对每个柜子、每个柜子中的文件夹进行编号，后续通过表格查询。同时所有合同还需人工扫描至电子人事档案系统。
线下建档-归档-校验-调阅（含年度自检、内控、稽核抽检）-存放，耗时约15分钟/份，一年为100,000（份）*15/60≈25,000小时。
图：间接运营成本
03 可感知，可实现，全员参与推进ESG
以电子签约为跳板，从员工关系、供应链、环境三方面着手，将可持续发展战略有效融入公司长期的增长战略中。
1. 员工关系
如何影响和激励员工投入、推动ESG的落实，是许多企业人力资源思考的课题。电子签约的推广有效解决了这个问题。
上上签服务的众多500强企业从前期上线之前就非常关注如何面向内部员工宣贯。双语海报、线下易拉宝、视频轮播、宣贯会、有奖问答、完成实名认证后领取小礼品、公众号发文等各种举措就是希望能让全体员工参与其中，将ESG融入到日常。
后续还会设计问卷收集员工反馈，了解员工对电子签约的满意度，不断改善优化电子签约服务流程，进一步提升了雇主品牌形象。
2. 负责任的供应链
如今市场竞争已经演变为供应链之争，“建设可持续发展的供应链生态体系”成为众多企业的共识。从理念共识到最终落地，过程中电子签约发挥了哪些作用？
（1）发挥链主带头作用，“签”引赋能合作伙伴
以食品行业为例，在其庞大的产销体系中，经销商伙伴肩负着渠道开拓的重任。而渠道数智化落地困难的核心痛点在于经销商网络的数智化进程缓慢。大部分经销商因自身数智化能力较弱、资源有限很难主导完成转型升级。
于是越来越多的上游食品制造企业开始利用智能科技最大化赋能经销商。以电子签约为例，经销商可以便捷地享有总部当前使用的电子签约系统的部分功能，配合总部同步进行签约线上化改造。将以往至少两三天的签署流程缩短至即时生效，在加快铺货效率的同时，也让经销商合同的便捷管理成为可能。
另外在融资租赁行业，许多企业服务的对象为租赁机械设备的农户，这些农户主要分布在东北三省、内蒙古、宁夏、新疆等地，企业有限的工作人员难以支撑如此广袤的地域业务。以往工作人员需要来回驱车几百公里与农户当面签约，整个过程耗时耗力。
客户提到，“我们把电子签约推广到了经销商和农户端，在不同的区域围绕政策、系统、流程做了使用培训，帮助大家从接触到熟悉电子签约，到目前为止取得了很好的反馈。现在经销商客户已经不太愿意再去签纸质合同，因为太麻烦了。现在借电子签约的契机，我们培养了用户电子操作的习惯，也为后续在农户中推广其他数字科技奠定了基础。”
大家后续可以从客户/伙伴满意度的视角，重点考察应用电子签约后客户服务各项指标的变化，或者业务伙伴的能力提升情况。
（2）驱动业务合规转型
（2.1）解决了合同版本不一致的问题
“没想到通过电子签约实现了下面各工厂、事业部和总部合同版本的统一，之前这个问题一直困扰着我们。”已经不止一两家客户在这块给出了积极反馈。
这些客户多为工业制造和食品制造企业，以往集团与各事业部的主合同模板及附件版本不一，有时总部已经更新范本，下属分子公司还在使用旧的模板。现在电子签约跟企业的OA、HR、合同管理等系统进行了对接，合同模板和用户权限集中由各中心的法务同事管理，合同模板统一标准化，保障了合同的数据安全和签署合规。
（2.2）规避“先下单，后补合同”的潜在风险
纸质合同签署的回收周期一般较长，若涉及多方签署，则流程更多，迫使部分企业默认“先运作、后回收合同”， 为后期法律纠纷埋下隐患。很多时候法务与业务之间的矛盾就源自于风控和效率的价值冲突，目前部分投诉、风险处置等事项均与纸质合同管理难有较大关联。
如今电子签约线上即时签署，并针对合同签署过程中的关键节点进行在线公证，确保能够实时留痕，不可篡改。解决了企业因合同引发的法律纠纷和投诉，实现了效率和风控的双重收益。
（2.3）印章管控，事先预防风险
“我们上线其他大的数字化系统时高层都没有出席启动会，这次董事长亲自督导电子签约项目，主要是电子签约涉及集团所有印章的使用，这是大事。”客户提到。
相较于用印的快捷性，企业更在意印章到底用在了哪些地方，是否被乱用。以前更多是做事后防范，后续出了问题再追责，现在通过上上签电子签约可以对各业务线及所属分支机构的印章实行印章管用分离、统一调配、用章溯源，精细化掌控印章使用情况，规范和清理线下用印情形，杜绝“关系章”、“人情章”、私盖乱盖等违规行为。
（2.4）签约前识别合作方风险
在供应商场景，供应商提供的与合同法律性相关联的授权书、质检等在合作期内过期，需要不定时补充关联材料。同样，在经销商场景，企业为避免与不符合资质或即将资质失效的经销商签署合同，需要判断资质有效期、资质的企业信息与营业执照是否一致。
而医药、食品等行业则需具备国家规定的相关行业资质，如食品经营许可证、食品生产许可证、食品生产经营登记证等，企业在合作前要评估签约相对方提交的资质是否为其名下资质。
为规避连续合作期企业注册信息变更的合作风险，保证合作业务连续性，企业可通过上上签电子签约对相对方企业信息进行资质年审。比对工商权威数据源，当对方企业名称或法人变更时提示本方，对方签署时自动触发强制重新实名，屏蔽签署无效风险。
如今，企业的供应商、经销商等在上上签电子签约平台完成实名认证之后，平台收集的信息和数据会与SAP等业务系统自动汇集，保证了公司基础数据的准确性和真实性，实现了合作企业基础数据的动态管理。
（2.5）满足合规审计要求
经销与采购场景：
IPO要求每一笔回款都必须有对应的业务合同，一些企业在审计过程中发现少数经销商没有签署合同，签约不合规直接影响了IPO进程。
另外有些企业之前是通过系统的形式，比如在经销商系统下订单，届时会有相应的对账单，但没有盖章。供应商也是如此，会与供应商签署框架合同，对账单也仅仅流于形式，为满足监管要求，企业决定借助电子签约精确追踪到每一笔业务的签约情况。
讲者协议场景：
讲者协议线上化补全了以往医药企业缺失的签署环节线上化链条，实现了从销售管理系统、会议系统、电子签约、微信公众号/小程序、财务系统的打通，形成了完整合规的证据报告。讲者协议的线上签署帮助医疗企业合规部剔除了对部分会议真实性的检查，降低了飞检频次。
3. 落地双碳战略，保护环境
若按照4~18kg碳排放≈1棵20年树龄的树≈3,000张纸≈ 9㎡森林面积计算，每年10万份合同，一式两份，每份约5张纸，约可以减少1,333.3kg-5,999.9kg碳排放，至少保护333棵树木和2,999.9㎡森林面积。
注：以上为可参考的分析维度，具体撰写时请结合自身业务补充数据和相关场景价值。
