如何让企业的签约相对方认可接受电子签约？
“如何让我的合作伙伴（签约相对方）接受并顺利使用电子签约？”
这是我们跟客户沟通过程中经常被问到的问题。这个问题通常出现在前期企业想要立项做电子签约，以及后续的推广阶段。“我知道签约线上化会给企业带来价值，但是我们有几千家的合作伙伴，对推广落地没有信心。”是客户前期流露出的心声。
本次我们尝试用一篇文章从不同维度回答这个问题，在告诉大家怎么做之前，先介绍为什么会有这个情况，进而结合其他客户的实例引导大家对标自身情况找到合适的答案。
01 电子签约天然具有外部性
不同于企业过去采购的OA、ERP、EHR、CRM、SRM等系统，电子签约天然具有外部性。一份电子合同，从甲方企业流转到乙方企业，对双方而言是同等的数据信息，需要在各自的内部系统进行管理。甲方通过业务系统触发合同，乙方收到合同后，其内部也需要走审批流程，进行合同管理。可以说一家企业签约流程的变革会影响外部合作企业的协作流程，背后涉及不同部门和组织角色账号权限的交割。
面对这种情况，一些企业会优先选择在容易推进的C端签约场景试点。C端指的是面向个人用户，此处的个人用户又分为企业内部员工和外部消费者两类人群。如面向员工的劳动合同、保密协议、人事证明，面向消费者的购车协议、房屋委托协议、知情同意书，面向医生的讲者协议。在C端场景推行一段时间之后再向与外部交互频繁的B端供应链场景拓展。
当然，企业是否使用电子签约主要依赖于自身实际的业务需求。也有一些企业基于自身战略考虑，亟需在B端业务发力，而选择直面切入。比如主营业务为IT分销的服务商，我们观其财报发现其近两年的重点是实现分销战略的升级。分销场景面向的是B端代理商，通过将电子签约与订货平台打通，可以满足各地代理商线上下单、签约的需求，补全了线上支付、交付之前在契约环节的断档。
所以，电子签约的顺利推广应用需要全盘考虑。不仅限于前期解决方案的梳理出具，中期项目上线的技术实施，后期对企业内部员工和外部合作伙伴的培训教育以及及时答疑同样重要，否则容易沦为烂尾项目。我们在前期与客户交流时经常听到“原来做电子签约还有这么多细节，原本以为就是电子盖章签名。”
前面讲述诸多细节考量点的初衷不是让大家从此畏难，签约线上化是实现业务线上化和组织流程重塑的必经阶段，是启动时间早晚的问题。在这当中，我们希望通过讲述自身的服务经验让企业将问题前置，少走弯路。
见贤思齐，与优秀者同行，相得益彰。截至2023年6月底，上上签团队服务的500强付费客户已经超过200家。这些各行业头部企业对供应商的服务以及专业性的要求非常严苛，过程中倒逼上上签从售前、售中、售后，从业务流程梳理到系统对接，以及后续服务给予全方位的专业支持，构建出匹配500强企业的服务能力水平。
02 如何保障电子签约的顺利推广
1. 找对症结，输出适合的解决方案和实施蓝图
专业清晰的解决方案和项目实施蓝图是顺利推广的前提，前者是与企业战略对齐后描绘的发展规划，后者是承接规划出具的实施流程图。
首先，如何找对症结，提前将业务需求整理地更明确？
相较于一上来讲解PPT资料，我们更加注重在前期倾听客户的诉求，结合讲解资料引导客户说出业务遇到的痛点，进而继续发问了解背后的故事。故事可能包括企业战略、部门分工、审批机制、合规风控要求以及与外部合作伙伴的配合流程等。
解决的是当下的问题，布局的是未来的发展。从前期规划电子签约项目时就需要结合未来两三年业务发展情况提前设计，选择可扩展、快迭代的电子签约产品，这样才能进行业务拉通、集团统一管理，减少后续系统重复性建设带来的时间和物力成本。
前不久，某世界500强车企客户就邀请上上签参加其供应商沟通会，并在邀请函中列举了以下讨论议题：
可见客户非常重视上上签作为电子签约服务商未来的发展步调是否与自己一致。除了上述顶层规划的设计，各阶段的需求调研、蓝图设计、蓝图确认、上线测试也不容小觑，需要细化至项目管理表。
以某知名零售快消客户为例，其物流电子回单项目涉及多个重要干系人（法务、业务运营、IT等）。为避免后续需求变更影响项目上线推广，上上签在需求调研和方案确认阶段尤为谨慎，整个过程管理非常细化。比如在需求调研阶段，调研遇到的问题是什么，会上无法达成一致的负责方是谁，负责人状态如何，优先级是什么，目标完成日期是何时，最终的建议方案是什么，每个流程需要哪些部门确认等。
项目团队会联合客户召开各部门关键用户的周会，各部门高层的例会等保证项目能够正常运行。
2. 上上签多部门联合保障，做好客户内外部培训
在历经需求确认、方案设计定稿、系统开发、联调等工作之后，终于迎来了内外部的推广培训。企业的签约相对方通常分为内部员工和外部合作伙伴，人群不同，采取的策略各有侧重。
（1）面向内部员工的人事场景
HR部门作为电子签约项目的发起方，在面向全体员工推广之前会提前做各种准备。
HR预演体验：
上线前，HR部门会先向所有区域分子公司的HR介绍电子签约，告诉大家未来签约线上化会给入转调离流程带来哪些变化，大家可以看到这种变化极大地减轻了工作量，本身先有一个很好的印象。
后续HRSSC也会邀请使用方HRBP，提供给他们一些虚拟账号试用体验。并根据事后反馈改进优化。
面向员工推广前的物料准备：
在制作推广物料时，HR首先想清楚几个问题，包括：职能部门的员工和工厂员工因为受教育程度和年龄圈层不同，对新兴事物的接受程度可能不一样。后续制作物料时可能需要在操作流程和话术上做些调整；告知为什么要做电子签约，这么做对员工的价值是什么；什么是电子签约；电子合同的法律有效性、合规性、安全性；提供电子签约服务的供应商资质如何；本次推广应用的场景有哪些；本次试点公司/单位是哪几家；是否有外国员工、是否需要双语版本；具体操作流程是怎样的；如果员工有问题该联系谁；物料会在哪些渠道传播发布；不同渠道需要的设计形式有何不同等。
整个过程上上签项目组会帮助客户想清楚培训的侧重点。后续在文案准备以及视觉设计等方面也会给予支持。在这当中又会有许多其他细节，比如：要与客户的品牌主视觉对齐；文案用语要与客户的业务词结合，让员工看到有亲切感和代入感；设计画面不能有版权问题等。
（2）面向外部合作伙伴的采购/经销等场景
法务/采购/销售/运营等部门通常是ToB场景电子签约项目的发起方，因为面向的是外部合作伙伴，推广之前上上签会配合客户做以下准备。
首先是帮助客户的签约相对方，提前完成实名认证：
什么是实名认证，为什么要将实名认证环节前置？
《电子签名法》第十三、十四条规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。怎样才能称之为可靠的电子签约，我们通过电子签名三要素予以保障，即合同主体可信，签署行为真实有效以及结果不可篡改。
所以在签署动作进行之前，需要先对所有的签约主体进行实名认证、申请数字证书。确定跟我签约的相对方到底是谁，保证合同主体可信。在这里主要分为两部分，一是对其经办人身份信息以及企业的工商信息进行在线核验。二是意愿性校验，在明确这个人或者企业没有问题之后，再校验是否是由其本人操作的，有没有被其他人冒用身份签署。
实名认证完成之后，下一步就是合同签署环节，相对方在收到短信或者邮件发来的签署链接之后，完成签署。
既然实名认证是签署前的必经环节，为不影响客户在某个时间段的集中签署，就要在签署前帮助经销商、供应商等先行完成此项工作。下面通过3个真实的500强客户故事详细介绍：
某世界500强零售快消客户
企业每年需要与2,000多家经销商集中签署合同。之前需要邮寄，邮寄之后如果不能及时签署，业务员要再上门催促。等合同签完之后需要客服部门校对合同文本，审核合同中的业务数据，比如经销商的业绩指标数据。每年基本要花3个月的时间专门审核经销商资质。
为保障客户在一个月内完成所有经销合同的签署，上上签项目经理提前反推可能面临的推广问题，准备应对材料。
上上签项目经理：“虽然有些问题可以让上上签客服回答，但是客服对客户的整体流程不太清楚。因为认证的链条涉及多方：上上签、客户项目负责人、客户业务方、客户区域的项目销售以及其对应的经销商。经销商遇到问题又会反馈到上上签客服。相当于链条流程最少有7-8个环节。
作为项目经理，需要考虑从总部到经销商传递过程中的消息失真问题，因为这会影响问题的解决速度。为此需要把所有实名认证过程中可能出现的情况，以及针对这些情况可能存在的反馈链条是怎样的提前进行梳理。在推广之前将相应的《实名认证操作手册》发给相关方。”
另外，上上签客服也会将经销商咨询的问题同步给项目经理，后续项目经理会对问题做整体回顾反馈给客户。最终客户的2,000多家经销商在1个月之内完成了实名认证。
某世界500强制造业客户
客户拥有上万家经销商，为保障项目顺利上线运行，客户的项目负责人在与上上签沟通后，通过线上邀请的方式在1天内完成了客户本方所有主体（集团企业拥有几百家主体）的实名认证，3周内提前完成了上万家经销商的实名工作。这样可以缩短后期经销商在签署合同时再进行实名认证的时间，避免影响业务。
具体是怎么做的？
上上签项目经理每天会根据客户方面提供的经销商总表，与后台数据进行比对，过滤掉已实名经销商，未实名经销商数据则与客户方面同步。客户方则会将任务下沉到各区域，进一步督促推动，做好过滤和扫尾工作。
上上签内部也形成了有效地沟通协作机制，客服团队会收集来自于客户各经销商反馈的高频问题（比如经销商提交的营业执照、经办人身份证信息不够清晰等问题），并汇总形成知识库，同步给到客户方。
实名认证期间，根据上上签客服团队的不完全统计，由于大部分经销商采用了经办人授权的认证方式，前期（第一周）来自于客户各经销商提交的审核量最高达到了1,000次/天，侧面体现了经销商的参与度。
某世界500强食品快消客户
由点到面，小范围试点是客户经常选择的推广节奏。上上签培训部针对客户业务编写了培训材料，对其经销商进行了产品功能使用层面的培训答疑，去年6月份首先在杭州和南京进行了小范围的试点上线。
试点期间，双方就试运行系统问题做了收集及优化改善，7月扩大试运行的范围，推广至浙江和江苏全域，最后在10月完成了全国的上线应用。
在试点过程中，我们非常重视客户签约相对方的反馈。通过实际访谈了解真实的声音，便于后期优化。
访谈了解签约相对方的使用反馈后，下一步是如何更好地帮助客户向其签约相对方答疑。
有客户跟我们提到，“电子签约是什么，使用之后业务会发生哪些变化，主要是销售在向外传达，中间可能会有话术的差异或者表达不够精准的情况。目前基本上靠大家的知识经验积累在运行，后续如果进来新同事，我需要重新向他讲述一遍。我们非常需要一个标准的对外推广物料。”
“你们服务的客户都是怎么做的，是否能提供一些推广案例供我们参考？”这时上上签项目负责人会将其他客户公开推广的物料发过去，对方看过之后再结合自身诉求安排内部设计或向上上签提出设计配合需求。这时上上签培训部和市场部就上场了。
3. 配合制作客户需要的推广物料
宣传物料架起了一座连接客户与其签约相对方的沟通桥梁。培训部和市场部在接到前台项目负责人提出的配合需求时，会与客户建立联系。“本次面向的推广对象是谁？想通过长图/视频打消相对方的哪些顾虑？希望我们最晚什么时候出初版？”过程中我们也会给客户提一些推广建议，对方视情况决定是否采纳。
多维度讲述，释放客户沟通精力，打消相对方签署顾虑：
除了文章、视频、长图形式的物料，不少客户也选择通过一页纸、三折页、海报等形式在线下宣传。
为此我们也采访了客户的销售人员：
“上上签的视频教程、PDF操作手册、PPT演示等资料，一方面可以用于销售的自我学习，另一方面我们在面对客户时也是帮助沟通传达的有效工具。在之前的一个月里，我将培训资料推送给客户，通过线上协助的方式，帮助大家完成了相关的注册使用流程。
电子合同是通过手机验证码来签署操作的，基本上客户收到短信就立刻完成了签署。以前我们线下做合同发给代理商，代理商要忙完手头工作，才能腾出时间签字盖章。我在收到寄回来的合同之后要去录单将其上传附件，如果合同出现错误还要退回去重走流程。好不容易录单结束，接下来还要跟进审批，最后是到款以后的认款，如果不能及时认款，有可能造成超期应收，整个流程耗费了我们销售的大量精力。现在通过将订单系统与上上签打通，节省了大家在合同和录单方面的工作量，不仅简化了采购人员的流程，同时也降低了下单的门槛。
以往客户下单的时候，经常问货到底发没发，订单执行到哪一步了，我想跟你做阶段性的对账怎么办？现在客户反馈，可以随时在订货平台看到发货状态是已发货、未发货还是在签署中，电子签约极大减少了我们和客户之间沟通的障碍，拉平了信息差。”
03 什么是上上签电子签约网络，对企业电子签约推广有何助力
在完成前面提到的种种推广举措后，我们的客户终于将其上下游众多签约相对方拉进了上上签的电子签约网络。这张中立第三方电子签约平台搭建的互连互通互信的商业签约网，天然解决了不同相对方之间的信任问题。犹如微信的社交网络，企业与企业，企业与个人，个人与个人可以在其中进行自由签署。
织网不易，这是众人拾薪的成果。如今越来越多企业加速涌入上上签电子签约网络，截至2023年6月底，被头部客户带入网络中的节点企业（法人单位节点，不计个体工商户）数量，在2023年上半年净增10万家，实现累计数量增长61%。仅2023年上半年，上上签签约云平台新增实名注册企业数量就达到2021年全年的新增数量。其中代表性行业如医疗健康行业企业节点数同比增幅317.2%，汽车交通行业企业节点数同比增幅106.3%，金融行业企业节点数同比增幅101.6%，软件信息服务行业企业节点数同比增幅98.5%，制造行业企业节点数同比增幅46.6%。
前人修路，后人行。通过上上签构建的绿色契约高速公路，各节点企业（法人单位节点，不计个体工商户）在互签之前，无需再花费大量时间对签约相对方企业的信用资质进行审核。因为这得益于之前一些同行头部企业已经将其上下游上万家合作伙伴纳入上上签的签约网络完成推广实名认证注册。后来者与先行入网的头部企业在合作伙伴（如供应商、经销商）上有很高的重合度，就节省了大量前期教育培训签约相对方接受使用电子签约的工作。
面对不同行业的企业，我们会发给其所在产业链的签约网络付费客户分布图，客户看到其上下游大多数合作伙伴已经在上上签独家签约网络注册实名后，就打消了很多顾虑。这一点也给予了很多企业在B端推广电子签约的信心。
结语
百花齐放，各有各的精彩。除了上述提到的内容，还有不少客户在内部设置了销售奖励政策激发员工对外推广电子签约的热情。一路走来，我们见证了企业践行数字化的决心。
前不久我们与客户约翰迪尔融资租赁召开了项目总结会，相关负责人提到天时、地利、人和保证了项目的成功，并对上上签整个销售、解决方案、技术实施、项目经理、客户成功、产研团队表达了高度认可。“上上签的产品正好符合我们培养用户电子操作习惯的初衷，为后续推广其他数字化技术奠定了基础。”
如其所言，现今许多企业着力发展全渠道数字化、生态化，电子签约的推广犹如一支先行军，凭借安全高效小成本的优势助力企业在竞争中抢占战略高地。
