电子签约下一站：细微之处，解决业务线上化卡点问题
如今，企业间的合作采用电子签似乎已经成为常态，随着电子签约应用场景的丰富和扩展，签约人员的角色也随之多样复杂。以前可能只是HR在使用，现在法务、财务等人群也被纳入了线上签约的网络。纵横交织下，如何顺利地借助电子签约，实现业务的线上化是企业关心的问题。
然而“签约线上化”的前提是做好业务流程梳理，上上签在服务众多企业客户时发现，每家企业都有其独特面，随着客户量的增加，我们对相关场景的洞察也愈发深刻。这当中有哪些环节的哪些节点值得我们注意？细节见真知，让我们一一展开。
阶段：文件发送前卡点
一、已知合作的签约企业，不清楚具体盖章人
业务往来时，发件方企业若不能准确获知收件方企业“实际盖章人的收件账号”，文件就无法通过短信/邮箱等线上方式进行投送。具体分为两种情况：
1. 发件方只知道需要某企业完成盖章，却无法提前获知该企业的实际盖章人员
如物流发货场景：在生成待签署的签收单后，由于发件方不清楚合作方企业具体的收货人详情，无法指定签收人。
2. 发件方企业与信任的合作方发生合作，为缩短合同签署流程，只要合作方顺利完成盖章即可，不关心其具体盖章人员。合作方的对接人确认合同无误后，自己内部寻找印章管理员签署
如供应链场景：尤其在经销业务中，核心企业通常不会维护经销商业务人员的联系方式，只将待签署文件发送给经销商企业，再由经销商内部人员核对文件，申请本企业印章管理员完成企业签署。
「减少企业对合作方签收信息的维护工作，快速连通签约相对方，成为上上签为企业客户提供便利的前沿性服务内容。」
为此，上上签推出【前台代收】方案，解决发件方对合作方账号管理困扰，方便合作方内部建立业务对接机制。
成效：无需顾虑合作方账号问题，文件认领可控
企业在发送待签署文件时，只需添加合作方企业的名称即可成功发出。上上签系统作为支撑平台，自动将此文件置于合作方企业认领人员的文件列表中。当多人有认领权限时，只需一人认领即可，他人无需重复认领。
作为合作方企业，在管理页面可自主设置允许认领的人员群体，形成备份机制。若群体中有人休假或不在岗，可由群体内其他人员认领完成合同签署。
二、签约时长影响业务资源总调度
在签署一份文件时，为了不让签约影响后续业务的开展，企业通常会设置签署截止日期，也就是明确deadline。对签署时间有严格要求的场景有以下几种：
1. 人事场景：若员工拖延签署时间，一旦签署逾期，HR需要重新发起，增加重复工作量。
2. 能源行业：商品交易对时间非常敏感，1小时内价格可能就会发生巨大变化，经常需要保证买方/卖方在精准的30分钟内完成签署。
3. 地产行业：买房/租房者需要在锁定房源的30分钟就要完成签署，否则房源会被释放。
以上为双方签约，还有一种是涉及多个签约方，这时仅靠控制总时长很难保障签署的顺利完成。因为一旦有一方迟迟未签，留给后续几方的签署时间会大大缩短。
「如何科学管理签约方在特定时间内完成签署，保障业务各环节顺利进行，成为上上签为企业客户规划签约流程的一项重要内容。」
为此上上签推出【控制单方签约时效】方案，精准管理各方签约。
成效：时间精细至分钟，保障各方顺利签约
企业在配置签约方时，可以为每一方单独设置签署时效，灵活配置N天、N小时、N分钟。尤其在对签署时效要求严格的场景下，可精细至分钟级别，保障资源的有效利用。
阶段：文件流转中卡点
三、签约逾期导致源文件失效，重复操作影响业务效率
尽管有签约时效和多次提醒通知的“约束”，但不乏仍有一些人因为某些原因未能在规定时间内完成签署，导致源文件失效。发件员需要撤回重发，审批员则要重复审批。
如人事场景：HR在员工集中入职时批量发送合同，但部分员工因个人原因未在有限时间内完成签署。HR需要重新操作该部分员工的文件，重复工作降低了业务效率。
针对类似卡点问题，上上签推出【延长签约截止时间】方案，源文件可按照既有流程重新流转。
成效：签约逾期无需重发，原有流程得以维继
发件方收到逾期提醒或者按照“签署状态”搜索到逾期未签的文件后，可在单独文件（合同、协议、单据...）的详情页中将“逾期未签”状态修改，变更为“签署中”。
若需要修改大量文件，可在文件管理列表中批量选择逾期的文件，继而一键选择“逾期后延期”。状态一旦修改，文件的“截止签约时间”可自动延长7天。同时，上上签系统可自动提醒未签人员及时完成文件签署。
四、签署方信息补充有误，全盘撤回影响签约体验
发出的合同涉及多方签约时，过程中难免发生某一方签署不合规的情况。常见问题有：
1. 采购/经销等供应链场景：合作方企业的印章图片不规范，错误使用印章图片。
2. 人事场景：员工需要填写的信息有10+处，HR发现仅有1处地址填写错误，或者仅有手写签名签署不清晰；
发件方对签署内容、印章/签名有严格要求，若发生签署错误，需全盘撤销重签。使得已正确签署的签约方不得不重走流程，不仅影响业务的整体进度，也会给各签约方带来不好的体验。
针对类似卡点问题，上上签推出【驳回重签】方案，准确定位驳回内容。
成效：「驳回」范围可控，「重签」内容更精准
发件方若发现某一签署方的信息有误，可针对性选择需要驳回重签的某一字段或签名/印章，并通过弹窗的形式提示“驳回原因”。
相应的签署人收到驳回重签短信/邮箱通知，通过签约须知了解原因后，可立即重新填写被驳回内容。
1. 人事场景：HR在审核员工家庭住址时发现信息填写有误，可一键驳回该字段。员工收到驳回通知后，仅需重新补充住址即可。
2. 经销场景：企业发现经销商的印章上传不清晰，可一键将印章驳回。经销商收到驳回通知，继续上传清晰的印章重新完成签署。
驳回重签相比纸质签署而言，极大缩短了双方沟通时间，方便签署方修改更新信息。同时也减少了对其他签约方的影响。
五、签署在即，签署人不在岗，业务停滞
1. 金融场景：一些金融场景涉及独立董事的确认签字。发件方发起签约前，已确认好签字人，但签字人因个人原因，如休假无法完成签署，导致流程中断。
2. 物流场景：发货前已确定货物签收人，但实际收货时，签收人变更，签收单无法签署确认。
诸如以上情况，接收方人员变更的事件偶有发生。作为电子签约服务商，需要有专业的业务支撑能力预判企业可能遇到的问题，以此优化产品保障签约流程有序开展。
针对类似卡点问题，上上签推出【变更签署人】方案，不再受制于签收人的中途更迭。
成效：一键「变更签署人」，有效管控签约进度
当遇到签收人无法按时签署时，在满足业务合规的情况下，发件企业可在合同详情页中变更原签收人的姓名、联系方式（以及身份证号），补充新的签收人信息。新的签收人即刻收到提醒，完成签署。
六、计划推广电子签，不清楚合作方的接受程度
企业在引入电子签之前，如果打算将其用在B端场景，最大的顾虑是“合作方是否接受认可电子签约”。
比如在企业入驻场景，连锁商超与入驻的大型品牌商合作时，或者在供应链场景，大型企业之间购销合作时，合作双方自主性强，所有对接行为均需按照本企业内部的规程执行。
若计划启用电子签的企业无法提前大批量调研合作方意愿，如何顺利开展电子签？为减少发件方推行电子签的阻碍，方便其合作方按照本企业意愿自选签署方式：
上上签推出【电子-纸质签约通道无缝衔接】方案。打算启用电子签的企业无需花大量时间调研摸排合作方意愿。
成效：合作方可自由选择「电子-纸质」签约通道
发件方企业可根据业务形式，把控是否允许合作方自主选择电子或者纸质方式签署。以下三种模式可供选择：
1. 自由选择模式：若企业希望由合作方选择采用电子签还是纸质签，可在模板中设置 “自由选择”模式。
2. 单独配置纸质签模式：若企业希望尽最大可能推动电子签，但又无法预判全部合作方是否接受，可设置“单独配置纸质签”模式。在获知合作方明确拒绝电子签后，再单独修改此合同为纸质方式签署。
3. 必须纸质签署模式：若企业认为本批次发至合作方的文件不适合采用电子签，仅希望上上签平台作为一个传送通道，方便对方在此通道中下载待签署文件，可设置“必须纸质签署”模式。
在允许合作方采用纸质签署的情况下
合作方收到提醒短信/邮件后，可在弹窗中下载文件，并查看发件方预留的收件地址信息。按照原纸质方式将文件打印并签署后寄回发件方。
发件方作为最后一方签署，签署完成后，可在弹窗中将扫描件上传，上上签系统自动将其与源文件关联，企业查找/管理文件更方便。
结语
伴随着各行各业以及不同场景的使用，如今的上上签电子签约已经脱离开“纸质-电子”形式转变的初级阶段，晋升至“业务流+签约流=业务线上化”的精细化运营阶段。
深耕在其中，我们深知电子签是一个“小切口，大天地”的产品，随着企业业务的日渐拓展，比拼的是基于业务而设计的签约流程和体验。而这从何而来？广泛且优质的客户是电子签约厂商优化产品服务的基础。
如今，上上签电子签约平台已服务超过150家500强企业，覆盖零售、制造、医药、汽车、金融、地产、政务等多行业，涉及入驻加盟、购销、物流、财务、租赁、投资、借贷、开户、审计、企业内部文件等场景。我们在专注于服务客户的同时，也从大家身上汲取了先进科学的管理经验，并将其沉淀内化于产品中。希望点点微光能照亮前路，让企业签约变得更简单。
