人事场景5大功能升级，让签约“跑”起来

近两年，HRSSC以一种平台化的服务模式对企业管理进行了重塑，电子合同作为其引入企业的一项创新技术支撑越来越多HR实现了工作的线上化。然而这还只是迈出了签约线上化的第一步，后续随着业务管理宽度的拓展，需要HR支持处理的签约场景会更加复杂多样。点击这里，免费领取电子合同>>>

 

具体表现在入转调离等环节都会有哪些细分问题？本次我们对人事场景的5大功能做了升级。

 

一、员工入职，如何确保合同中的员工信息准确无误？

 

对HR来说，人员信息的管理是需要持续维护的工作，如果没有系统支撑，仅依靠手工等线下方式，将在规范性、准确性和效率方面遇到诸多挑战：

 

1、招聘阶段：已采集过信息，确认录用后，需让员工对之前的信息进行补充、修改，但限于缺乏线上直接采集渠道，员工手工填写，HR再手工录入，费时费力。

 

2、入职阶段：合同待填充内容繁杂。HR发起合同前需批量审核或修改人员信息，例如修改入职日期等，若直接在人事系统修改再同步签约平台流程比较长，且出现反复修改时会增加操作复杂度。

 

针对类似情形，上上签推出【人员信息在线管理】解决方案，通过在线流程及工具，动态管理员工信息。

 

档案信息「在线采集确认」，一键生成员工待办

 

HR自建员工档案夹，在线管理员工的学历、专业、年龄、薪资、工作经历等资料，可通过H5方式完成首次采集。

 

若之前已采集过信息，也可将历史信息批量导入员工档案夹，一键批量提醒员工“待办”，员工通过收到短信在线补充、修改。HR直接根据采集状态筛选出完成采集的员工，在线审核验证。更新后的资料信息可自动同步人事系统，数据流转简单快捷。

 

 

合同内容「在线预审」，快速补充修改

 

HR在向员工发送合同前，可在信息预审页面，同时审核多位员工的岗位、薪资、入职日期等合同内容信息，也可手动修改信息。审核通过后，即可启动批量发送服务，整个过程方便高效。

 

 

二、HR无法提前收集人员信息，如何快速生成匹配合同？

 

HR开展某线下业务，涉及大量参与人员，但无法提前获知人员信息，或者获知人员信息工作量较大时，合同的发起成为棘手问题：

 

例如，企业在招聘兼职员工或志愿者、商场促销员时，无法提前预知应聘人员信息，或无专人在线维护人员信息，导致人员到来时，无法快速签署合同。

 

针对类似情形，上上签推出【码上签】解决方案，由签署方扫二维码自主填入信息，简化合同生成流程。

 

「码上签」阅合同，省时省力

 

（1）对于标准文件，HR可基于模板生成合同二维码；

 

（2）将二维码打印粘贴至报到处，签到人员到达时，无需排队等待录入信息，仅通过扫描二维码，便可自主进入H5页面填写个人信息，进而查阅并签署合同；

 

（3）HR人员亦可对扫码人员进行风险管控，在后台控制扫码的人员范围，若非目标群体，扫二维码后无法查阅合同，减少误签风险。

 

 

三、HR单次签署需加盖多个印章时，如何避免发生错盖印章事件？

 

签署合同时，需要在不同的合同文件中加盖不同的企业印章，但印章与文件关联的不自动化会造成HR操作体验不佳：

 

例如，针对单个员工的多份合同，企业内控要求在劳动合同上盖公章，员工手册中盖人事专用章。HR收到合同后，需要手动选择何种文件盖何种样式章，时常会发生盖错印章事件。

 

针对类似情形，上上签推出【专用章】解决方案，将印章与文件匹配的机制引入流程中。

 

「专章」签署，管印有方

 

HR在初始化配置时，锁定某企业印章与某份签署文件关联。在签署时，系统即可自动选择设定好的印章，减少人为错误用章，降低重签概率。

 

四、HR对合同、业务状态以及员工，如何精细化管理？

 

给员工发送合同后，即进入了合同、业务、员工需要统一管理的流程。

 

HR需要快速了解合同签署的进展，根据业务情况对合同状态重新定义，根据需求调用查看员工合同等，但以下情形给HR日常事务带来了诸多不便：

 

1、合同签署进度不可知：

 

HR需要在员工入职7天内完成合同的签署，但签约截止期在即，还未收到员工签完的合同，在短时间内若无法了解签署流程中断的员工及原因，可能导致入职失败，遭受员工诟病。

 

2、生效合同无法撕毁作废：

 

合同已经签署完成，突然发现员工信息填写错误，需要重新签署协议，但电子合同无法撕毁，原合同可能会有被错误使用的风险。

 

3、无法直观展示业务进度：

 

HR审查大量合同时，需要对已审查结束无问题的合同批量进行签署，但过程中可能会因其他事务插入，忘记之前的审查进度，重新审查耗时耗力。

 

4、员工合同的提取较为耗时：

 

到人社局办理手续时，需要将部分员工的合同一次性提供给人社局，但按照名单提取合同时需要一份一份查找，耗时费力。

 

针对类似情形，上上签推出全方位【标记管理】解决方案，细分【合同状态】，标记【业务进度】，分批管理【特征人员】。

 

「合同状态」可查，「作废」可控

 

HR给员工发送合同后，可通过合同状态快速跟进进度、核对异常。

 

如果希望加快员工签署，可选择处于“签署中状态”的合同，批量提醒员工；如果已经签署完成，则可以对处于“完成状态”的合同批量归档并下载；如果有合同被员工拒签，则可以统计“拒签状态”的原因有哪些，方便内部统计分析。

 

合同已签署完成，但HR发现内容信息错误或者有风险需要重新签署，可立即对此份合同发起“作废”流程，作废声明自动与合同关联，作废声明签署完成后，原合同即被标记“作废”。

 

即使原合同被错误提供给人社局或银行等第三方机构时，也无需担心，机构可在线扫描合同右下角的二维码，快速查验合同处于“已失效状态”。

 

根据「业务状态」对合同贴彩色标签，直观分类管理

 

HR可利用“彩色标签”对业务进度进行标记，选定合同并选择标签类型后，在合同名字上方出现彩色标签，类似Mac电脑中对文件的标签标记管理，操作简单，直观醒目。

 

例如，对审查通过的合同可以标记“已审查”，后续批量完成签署；对问题合同标记“信息需要修改”，后续进入重新发起流程；对24小时内即将截止签约的合同标记“24小时即将截止”后进入员工督促流程。

 

利用标签来标记业务状态，筛选标签可快速批量处理同类业务。

 

 

「人员发送记录」可追溯，「名单人员」快速提取

 

员工档案夹，实现以员工为维度，对合同的灵活管理。

 

HR若想查询对某位员工是否已发送过合同，以免重复发送，可在此员工“更多详情”的下拉选项中选择合同发送记录，快速了解“发送情况”以及“签署进度”。若对多次续签的员工追溯其历史合同，也可以在同一页面概览历史合同详情，并一键定位查看单个合同内容。

 

当合规部门、政府部门、审计部门等其他内外部机构需要抽样审核人员合同时，HR可批量输入名单人员的姓名或工号，一次点击操作即可下载打包所有人员合同，快捷方便，显著提高部门协作力。

 

 

五、HR如何合理管控，签约阶段人员对签署情况的获知？

 

为了能够让合同签署流程顺利，HR需要让相关方获知签署情况，但如果提醒机制不合理，容易导致相关方体验不佳，比如：

 

1、员工通过短信收到合同并完成签署，但HR希望自己能定时于某个时间点统一在系统查看合同，批量完成签署，不想频繁收到短信对当前工作造成干扰。

 

2、发出去的合同被员工拒绝签收时，HR考虑到员工体验，需要及时了解员工拒签的理由，开展进一步沟通工作。

 

针对这种情况，上上签推出【提醒服务】解决方案，让体验升级。

 

批量「提醒设置」，企业自主配置

 

自主配置后，HR可启动不同的提醒服务，将资料的采集、合同的签署、抄送、审批、完成等全流程融入提醒机制中。同时对发送合同的负责人、签署合同的HR、抄送的经理、员工本人都可以控制是否及时提醒当前合同进度。

 

比如合同被员工拒签后，提醒HR人员合同被拒签。合同签署完成后，提醒HR和员工本人合同已完成签署等。当然也可以设置截止签约的提醒时间，自定义通知时间，帮助HR在合同即将截止签约前快速处理这批合同文件。

 

 

「API提醒服务」，业务自控

 

系统对接模式下，人事系统可引入上上签电子签约的“提醒API服务”。人事系统根据业务流程自定义提醒时间，比如每日10点定时对未完成信息提交的人员催办，则可在每日10点调用提醒API服务，上上签自动将带有采集链接的信息发送至待提交人员。

 

 

API提醒服务保障系统之间的无缝链接及业务顺畅性。