【世界500强深度调研】电子签约小切口，能对供应链产生多大影响？

谈及工业4.0，很多人会想到智能工厂、云、IoTS、RFID这些流行词。它是德国政府在2013年正式推出，用于描述制造业数字化项目的战略。

 

在上上签服务的企业客户中，就有一家全球领先的技术和服务供应商很早认识到了工业4.0的潜能，并致力于寻找可以用来实现目标的技术，将其从一种概念落实到具体的应用场景。

 

在供应链场景中引入“电子签约”就是其中的一种创新尝试。接下来，本文将基于近日对这家500强制造企业客户的调研内容，跟大家做干货分享：

 

本期看点

 

1.从下单到交付，电子签约如何让销售生产流程形成自动化闭环

 

2.企业提升排产排期效率，缩短资金流转周期的背后举措

 

3.以电子签约为切口，寻求精细化管理在500强企业成为可能

 

一、智能制造中，制约供应链发展的三大签约问题

 

现代供应链是一条以制造为核心，囊括计划、采购、制造、物流、交付、销售、乃至售后的价值链。链条上主体众多，且只要有合作和交易就会涉及签约，而签约效率一旦变化将会影响整个企业的生产和销售计划。

 

目前，许多企业正在构建极速供应链 (Just-in-time)，通过整合供应链的各个环节，提升供应链的响应速度。在这当中我们看到了ERP、WMS(仓储管理系统）、CRM、SRM（供应链管理系统）、MES（智能制造执行系统）、OA等系统的建设，感受到了企业促进业务线上化所做的努力。所以当各方面的业务都在朝线上管理推进时，一些企业注意到了传统签约对供应链线上协同的掣肘，此前被忽略的一系列签约问题引起了企业的重视。

 

 

问题1.销售合同线下流转，无法精确排产排期

 

制造企业的生产排期与销售订单息息相关。虽然该企业的生产排期流程有IT系统进行管理实现了智能化，但是从销售订单流转到生产排期系统这一环，仍然是以人工与纸质合同的形式进行处理，无法形成完整的自动化闭环，影响了整个销售生产体系的运转效率。

 

该企业对生产管理以及物料采购的管理非常严格，需要销售部门确认销售合同签署成功后，才能开始排产排期、储备物料。以往，从销售签约到排产排期的业务流程为：企业签署→合同邮寄→经销商签署→合同寄回→人工录入系统→系统内审核→排产排期。

 

 

这样经常会遇到合同虽已签署成功，但因为仍在邮寄过程中，所以无法快速进行审核也不能开启物料储备和生产排期。在制造业中，产能和物资储备是决定企业运转效率的核心，多储备一天的物料或提前一天进行排产将能节省大量资金。

 

问题2.签署时间难确认，影响销售激励核算发放

 

成熟的“生产制造+销售型”企业，通常需要渠道经销商伙伴通力配合服务客户并攻占市场。所以制造型企业的销售激励管理制度必须清晰，其中就包括明确的签约时间节点。以往签署销售订单时，企业无法对合同的签署时间进行有效管理：会出现合同实际签订日期和合同文本上签署日期不一致、合同在流转邮寄中无法确认其实际签署时间、无法确认合同中的时间信息是否经过修改或事后补充等问题。

 

这些问题给激励发放的管理人员带来了较大的核对工作量，同时也承担了相应的管理责任。据了解，客户在实际的激励发放中曾出现过因销售人员和公司总部对合同签订日期理解不一致，需反复沟通协商或上级接入裁判的情况。

 

问题3.合规问题难规避，健康供应链建设受阻

 

（1）首先，无法保证盖章文件与审批文件为同一份文件

 

当前很多企业都是在线完成合同审批，之后打印出来去印章管理员处盖章。

 

常见流程

 

01、法务拟定合同内容，针对个性化条款与签约方进行沟通。

 

02、合同内容确认后由受到监管的人员打印邮寄给签署方，引导并催促对方完成盖章。

 

03、对方盖章后需由本方指定人员进行接收，统一交到指定对接人进行整理汇总。

 

审核无误后，有盖章权限的人员进行最终盖章操作。纸质文件本方保存一份，另一份再由对接人邮寄交给对方企业。整个过程有很多人员经手，且销售订单与个人利益紧密挂钩。这时如何保证盖章文件和审批文件为同一份文件？如何平衡流程中的效率和风险合规问题？我们在与未使用电子签约的企业交流时，大家普遍认为“如果说签约效率低还能忍受，那潜在的合规风险（阴阳合同、私刻印章、合同修改、串通谋私）是必须解决的。”

 

（2）另外，供应商、经销商等合作伙伴的主体资质存在隐患

 

企业的业务质量与供应商/经销商等合作伙伴的质量密切相关。对于那些有问题的供应商/经销商，在准入环节往往很难被发现。之前企业会定期收集供应商、经销商、代理商等合作伙伴的纸质资质材料，这样做除了难以鉴别真伪，还经常发生经销授权书、质检报告等过期以及人证不符等问题。很多时候，企业无法及时跟踪验真，对供应链上各相关方的经营情况了解受限。后期一旦出现纠纷难以举证，造成经营合作上的管理隐患。

 

二、电子签约带给供应链的三个重大变化

 

得益于对互联网数字化转型的充分重视，客户早在2019年就联系上上签准备打造一个电子签约基础平台。通过此平台，各个子公司及不同的业务线，可以在其基础上打造“上层建筑”，对签约进行统一的电子化改造。现在距离平台使用已经过去了一段时间，期间客户的供应链体系都发生了哪些变化，我们往下看：

 

变化1.补全签约线上化环节后，生产排期流程实现自动化

 

借助上上签电子签约，客户实现了从下单到生产全流程的可视化、不断链。优化后的生产排期流程比以往的7个流程节点，省去了4个节点，流程更加精简。

 

 

通过上上签电子签约平台，排产排期管理人员可在线查询合同签署状态，以往合同签署后需要人工收回并录入，核对后在系统内提交方可执行排产排期。从签约到执行排期，至少需要一到两个星期。采用电子合同后，一旦签署完毕，合同状态数据立刻同步至系统，不需审核即可开启排产排期流程，平均可提前3-5天排期排产，极大提高了生产效率与资金利用率。

 

 

变化2.激励发放流程实现客观可信

 

客户方的项目负责人反馈：“通过使用上上签平台，可以清晰地查询到每一笔订单的实际签署时间，销售人员无法对时间进行更改，因此销售激励的奖励发放更加直接和客观。”

 

 

变化3.健全了集团的风险识别管控体制

 

无论是在公司内部定期举办“合规主题日”向员工宣贯合规经营的重要性，还是在供应商大会上做合规宣讲，种种举措都让我们看到了客户对合规体系的重视。用客户的话讲“完善的合规体系是公司的重要竞争优势，诚信的经营方式可以巩固我们业务的可持续性。”

 

此次电子签约的加入也让企业的内部员工和外部合作伙伴对合规有了更加直观的感受。

 

（1）对内：签约管理权限明确到了各业务线，乃至个人。放管结合，有的放矢

 

此处的“业务线”可以是不同部门，也可以是分、子公司。制造企业中分、子公司众多，且包括多条业务线。在签约过程中，大家普遍关注各自签约数据的安全保密性。

 

客户在实际应用中，针对不同角色进行了权限分配：

 

法务人员：仅拥有编辑模板的权限；

 

业务人员：仅能使用模板，不能编辑修改模板；

 

合同一经发出，任何人都无法对合同内容进行编辑修改。合同流转后，自动通知盖章负责人，盖章负责人仅需审核时间和关键条款，无需审核通用条款，不必担心篡改。

 

例如针对排产排期管理的负责人，进入上上签平台后不能进行模板编辑和权限变更等高级管理操作，但能够进行合同查询和管理。此外，上上签特有的多业务线部署方式能保证集团内部人事合同、销售合同、采购合同、财务合同以及各个子公司间的数据严格隔离。在企业内部不存在一个超级管理员可以同时看到不同部门和不同子公司间的数据。这样数据的使用风险由对应的业务部门负责，满足了集团内部对数据使用的的合规性要求。

 

（2）对外：对合作方相关资质验真归档，交易合规性得到了保证

 

管理人员只需要在系统上发起企业认证邀请，系统将自动向签约相对方发起认证通知。客户的签约方可在线提交营业执照、法定代表人信息和联系人信息等资料，经工商、公安权威数据源比对后，完成资料入库。签约相对方资料全部得到实时更新，保障了供应商、经销商等管理体系基础数据的准确性。

 

电子签约的参与，使得客户及时掌握了供应链上下游企业的经营情况，在签约源头就能捕捉到“早期预警信号”，阻断潜在风险。对此，项目负责人介绍：“上上签平台成熟的成员权限管控、合同智能查询、相对方管理功能，使得经销订单合同线上化，同时经销商管理工作如履约、资料收集、审核审查也实现了线上化。”

 

此次跟客户沟通，有个点引起了我们的注意：未来从“线上签约”小切口入手，寻求精细化管理将成为趋势。客户提到，“借助上上签电子签约项目，信息技术服务部门可根据为其他部门提供的服务量进行收费结算。从之前的‘集团公司与子公司间的结算’细化到了‘企业各部门之间的结算’，实现了部门间成本优化、自负盈亏的精细化管理升级。”点击这里，免费领取电子合同>>>

 

 

而这种升级很大程度上得益于上上签电子签约的“签约管理系列产品”：签约管理系列可以实现各业务完全独立管理和使用电子合同。同一个公司，按业务线拆分，各业务部门内合同管理、模板管理、印章管控、计费逻辑、数据统计、权限管理、成员设置等独立管控。业务部门内部数据自己保管，不会被其他人员获取，数据安全更有保障。

 

据了解，不仅限于该企业，上上签服务的其他500强企业客户也在推行这种模式：通过上上签电子签约平台，由一个部门向其他部门提供有偿的电子签约服务，帮助各个业务线完成线上的合同签署和管理，同时和对应的业务部门做部门间的费用结算。

 

未来的5-10年，企业的数字化创新将不仅局限于对外部客户产生商业价值，也要对内部的其他部门产生商业价值。