从采购、财务、物流、仓库到HR：电子签约如何改善零售企业签约难题

刚刚过去的一年，线下零售品牌受疫情影响，开始主动或被动地从线下向线上转移。在此之前，虽然线上模式一直是零售企业未来发展的战略重点，但突如其来的寒冬加速了这一进程。回首再看，当问到“什么是推动零售商业变革的核心因素”时，大家无一例外地指向了科技创新。

 

为能全面了解电子签约在零售企业客户中的使用情况，近日上上签跟零售客户进行了深入交流。接下来本文将就交流内容做详细解读。

 

一、为什么零售企业要上线电子签约?

 

 1、HR人事场景的需求

 

跨子公司人员调动及频繁的入离职：

 

客户所在的企业是一家旗下拥有几十家子公司的集团型企业，这些子公司分布在全国8个区域中心城市，门店遍布80多个城市。零售行业门店员工入离职频次较高，当前其线下有1000余家自营店，每月进出人员合计约400余人。另外，因为是鞋服行业，经常开设城市的特卖场用于促销老款，人员需临时从常规门店调动，每月产生的人员调动流程达1500+。

 

 

疫情期间门店临时停业，后面在疫情恢复期间趁机对门店进行了盘点与整合，保留了优质门店，同时对人员进行了调整与分配：运营上减少全职员工，在保留3-6人全职的基础上，根据客流量情况、门店销售及门店面积，增加兼职人员予以支撑，以降低困难时期的人员成本。此时需要上线电子签约实现人员跨子公司的调动以及频繁的入职、离职。

 

集团管控及合同管理需求：

 

首先，企业每年会变更组织架构，即区域重新划分：合并、新增等。中间涉及档案交接及办公室搬迁，很难追溯每一份有可能产生人事纠纷的合同证明。其次，全国有1万多名员工，各区域分管出示的合同模板各不相同：总部很难监管，经常在出现人事纠纷后，发现是合同模板而非法务部门审核通过的版本。另外，面对劳动合同、劳务协议、兼职版劳动合同、劳务协议、实习协议等多个版本，1000+门店的店长在操作合同的签约时，经常因交织成网的复杂主体、模板感到身心疲惫。

 

考虑到零售行业遍布全国各地及其他国家，人员流动性大，数字化转型刻不容缓，无论是财务还是人力资源部门都在努力朝共享中心的方向发展，减少区域的控制权限，由总部进行统一管控及制度发布。在此背景下，电子签约随之作为推动企业合同签约管理的工具被提上了日程。

 

2、新零售管理场景的需求

 

疫情期间门店大幅度停业，运营重点全部由线下转至线上。随着线上模式的展开，对接各个平台的合同签约（例如小红书、微博、抖音）、直播主播签约、广告模特签约也越发增多。

 

 

除了加大各平台的直播带货力度外，零售企业的营销模式也随之发生变化。其中表现在：利用优惠券等促销形式将线下门店的会员吸引至线上，建立会员专属微信群，进行社群式营销。从而转移大量的线下会员至线上微商城购买，形成会员数据共享制。同时通过朋友圈转发，实现了购买者也是带货者的裂变营销。

 

客户反映，以上营销类的合同过程管理可以通过上上签电子签约平台实现，月底、年终可直接按分类获取相关报表，简单易用。

 

3、供应链管理场景的需求

 

当前现状：

 

采购专员下单采购明细，核对后邮件对接供应商进行供应商确认盖章——采购单；供应商发货至仓库，收货员确认收货明细，签字确认——收货单；线下财务按月度进行对账，开票——开票。这其中需要三单匹配，保证一致。

 

然而在实际过程中采购明细与实际收货，及后续开票金额往往会出现不一致的情况。这时需要采购部门、财务、物流、仓库多方进行沟通及确认实际情况，以便确认核实最终结果。

 

 

此外还出现一种特殊场景：对零售企业而言，为防止库存积压，其他店压货而自己门店却一直缺货的情况，门店SKC库存通常会很“浅”，即存放在门店的单品不会很多。针对“爆品”、“畅销款”等会根据门店缺货情况及相关分析从工厂直接下单发至门店。这时采购单、收货单、财务对账等三单匹配繁琐且易出错，难追溯。这也是零售企业考虑上线电子签约来解决跟单业务员、财务对账员及整合供方采购问题的出发点。

 

当前一些零售企业已经具有完善的供应商对接平台，会对供应商主档（含资质）的全部信息进行电子入档，电子签约平台可直接获取供应商信息进行企业认证，核对采购明细后线上电子签发至供应商进行确认盖章，进而再存档至上上签电子签约平台。后续涉及到物流发货单下载——收货单签字收货等，已经全部实现线上化。

 

财务在月底对账时可以直接拉出每一份从签约的采购合同至最终发票的数据报表进行系统自动核对，大大减少了业务跟单反查、财务对账的工作量。

 

从零售客户上线电子签之后的效果看，极大降低了财务对账员的人工成本。据客户反馈，电子签约是企业数据中台的一部分，其加入补全了企业采购业务线上闭环的最后一公里，有助于搭建和完善企业数据中台。

 

二、零售企业上线电子签约时有哪些考量

 

如上文所述，无论是人事场景还是供应链等场景都存在签约痛点，且这些痛点已经对零售企业的业务发展造成了不小的阻碍，上线电子签约成为大势所趋。在跟客户聊天的过程中，我们发现大家在接受新事物的时候，普遍关注以下几点：

 

1）当前电子签约是否被国家、法院等机构认可；

 

2）若出现合同纠纷，第三方电子签约厂商是否可提供证明合同有效性的文件；

 

3）SaaS平台云部署，合同信息是否具有保密性，第三方电子签约厂商是否能出具保密协议及认证文件

 

4）合同的有效期时长：考虑到很多员工签署的是无固定期合同，需保留时长；

 

5）成熟的API接口，当前为人力资源数字化平台搭建时期，所有数字化转型的基础数据需全部汇总；

 

6）IT实现目标：从用户角度，实现无感知；

 

在这当中，客户还着重提到了“业务在线”。对零售企业而言，只有实现“业务在线”，让经营过程中的每一项业务数据化，数据资产化，才能更好地赋能于各端业务的发展。此时数据的真实可靠性显得尤为重要。

 

目前通过上上签电子签约平台收集的信息和数据均经过主体认证，客户也将其充分利用在了公司经营管理的其他相关系统中，这样做能够始终保持公司基础数据的准确性和真实性。在此前提下，继而可通过实时分析反哺到一线业务的智能化运营，推动零售企业实现业绩增长。

 

后续客户会考虑将电子签约应用于新零售的营销场景、供应链管理、非商品采购管理，实现电子化签署及档案存档管理。

 

如零售企业客户所言，零售行业若要开始数字化转型，就要逐步接受SaaS平台这种数据可共享，数据可保密的形式。这样既可以减少IT的维护工作还可快速应对业务提出的需求。

 

未来，上上签电子签约会持续秉持以服务化平台赋能零售行业的准则，不断优化升级系统，帮助更多零售企业实现以数据驱动向“业务在线”的转型。

 

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