HR共享服务中心电子签约释疑，你要的答案都在这里
本文导读：如何应对以下5大挑战
挑战一：法务部门有顾虑；
挑战二：难以获取业务支持；
挑战三：员工对个人隐私等心存担忧；
挑战四：电子签约能否真正实现无纸化；
挑战五：HR担心因技术提效失去工作；
今年11月初，北京市人力资源和社会保障局正式发出了《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》，国家也从今年年初开始陆续推出各种关于电子合同的发文，这其实已经释放出了电子签约蓬勃发展的强烈信号。
图片来源：北京市人民政府网
虽然有不少企业已经开始积极行动，但仍有不少企业的人力资源共享服务中心还在观望，我们了解到这些没有行动的人力资源共享服务中心并不是不知道这些趋势，而是出于种种顾虑，犹豫不前。当前，人力资源共享服务中心的管理决策者会面临哪些挑战呢？
今天我们就基于目前了解到的人力资源共享服务中心遇到的问题，给出相应的回答和建议，希望能够帮到大家。
挑战一：法务部门不同意
在不少企业中，特别是外企，非常注重合规，因此许多决定都需要有法务部门的意见。但法务部门的工作目标主要是为了规避法律风险，因此应对风格通常以保守为主。
公司的法务部门通常都会基于之前的案例和经验，提出在过往的案例中不少地方法院要求公司提供纸质合同。虽然国家已经有相关发文，但是不能确保全国这么多城市的地方法院都认可电子合同。
正是因为这些原因，在公司中当我们去咨询法务部门是否支持上电子合同时，最后得到的结果，往往是还需要考虑研究。
建议一：
在数字化时代，由于信息爆炸，法务有时也不一定能获取最及时的信息，因此我们可以加强沟通。例如，我们可以及时分享国家最新相关发文及电子合同认可案例给我们的法务部门，保持相对频繁的沟通，让法务部门意识到电子签约的趋势和实判案例的信息。同时我们也要让法务了解电子合同的实名认证和不可篡改性，其实会更进一步降低萝卜章、虚假合同等法律风险。
从上上签的实际案例来看，目前共有109个法院、4个仲裁委有公司胜诉案例，公司统计入册的判决案例总数超200个（入册去除重复案例。如果不去重，公司实际案例数超600个）。
由此我们也可以看出，电子签约在中国的法律效应已是毋庸置疑了。上上签目前已经在各行业都有了应用案例，也可以提供同行业实施电子合同的案例给到HR帮助HR提供更多参考给到法务部门。
挑战二：不知如何说服业务获取支持
通常HR在和业务负责人沟通时，业务经常会说现在不用电子签约，不也在正常运作吗？用了系统又是一笔开销，你们HR团队还是这些人，能为公司带来什么好处？如果HR没有做好充足准备的话，往往不知道如何回答才能说服业务。
建议二：
其实有很多业务领导并没有对每一份纸质签署文档从纸张、打印到快递的成本有直观感受。
如果我们把相关的数据分析分享给到业务领导其实就能让业务领导产生直观印象，那就是综合来看电子签约的成本为纸质签署成本的10-20%左右。完全可以降低日常运营成本。对于省下的人力时间，HR也完全可以基于业务的痛点，告诉业务领导可以有更多时间来为业务提供更高价值的服务。
例如：在实施电子签约前，受制于纸质文档签署的要求，共享服务中心的HR在各种证明、合同等文档的审批、打印、盖章、邮寄等工作上就要花费不少低价值的重复劳动时间。而电子签约可以促使共享服务的重心逐步向人员招聘和发展上移动，这些都是业务所希望看到的。
挑战三：员工担忧电子签约的法律效力和个人隐私
在推行电子签约时，从员工角度来看最担心两方面：
一方面员工担心电子签约是不是真的有法律效力，是否所有的政府、银行等部门都接受电子合同等文件，会不会耽误自己办事。
另一方面，由于大家的个人隐私保护意识越来越强，担心通过实名认证来签署，是不是会有数据泄露或者个人信息被滥用的问题。
建议三：
其实这些担忧目前来说已经没有必要，以电子签约的形式签署的劳动合同、工作证明，收入证明、离职证明、员工手册等已经得到了政府机关、法院、银行等机构的认同。特别是对于那些异地员工，由于没有了繁琐的快递、复印、签字等冗余操作，极大提升了办理个人相关事务的效率。
在个人信息保护上，我们也可以强调第三方电子签约厂商在个人隐私保护上的专业性。例如：上上签有ISO27018个人隐私保护认证的证书，确保客户隐私的安全。同时个人数据在平台都会经过国密算法进行加密，给予双重保险。
基于以上分析，建议在设计与员工的沟通和宣传时，对于员工担心的问题一定要在沟通内容中重点清晰地说明如下内容，打消大家的疑虑：
电子合同和证明已经被政府、银行等机构广泛接受；
电子签约将帮助大家从低价值工作中解脱出来，聚焦个人价值的提升；
电子签约供应商严格的个人隐私保护认证和加密措施将确保每位员工的个人信息安全；详情可参考→上上签为你整理了5个常见的电子签约问答
挑战四：电子签约是否可以真正完全无纸化
对于HR共享服务中心管理者来说，还会有一个担心是引入电子签约后是不是可以真正推动完全无纸化，不要到时在哪些环节因为各种原因还要保留纸质文档，那就会是重复工作，影响效率和效果。
建议四：
在数字化时代HR要对最新市场实践和技术保持随时关注，这样就可以让自己了解到行业上的一些最佳实践。目前，在电子签约的技术上已经完全可以实现员工全流程管理无纸化，劳动合同、Offer协议、各类证明、员工手册、保密协议等等，都是可以通过电子签约的方式来进行，而无需保存任何纸质文档。
很多企业还基于电子签约技术和公司人事系统的对接，实施了一键入职，员工异地入职只需要一个手机就能完成所有的入职操作。有了技术保障，人力资源管理者完全可以大胆地推进电子签约在公司内部的应用。
挑战五：HR合同专员担心因技术提效而失去工作
有负责公司员工入离职手续办理及合同签订工作的HR可能会担心以后都是电子签约，那我现在做的这些工作以后不需要我了，是不是会失业啊。
建议五：
这确实是比较实际的担心，但也是不得不正视的问题。收发管理合同不仅会耗费HR部门合同专员的时间精力，不利于个人发展，对企业“人效”的提升也是一种阻碍。同时随着人口红利的消失，企业可以减少人工成本，降低重复性工作的出错率。
当前“人效”已经成为2020年企业的核心关键词，疫情正在加速淘汰那些组织能力弱的企业。人大商学院周禹教授提出，科技+组织与人的融合创新发展，是当前及未来最具生命力和最具想象力的一个发展趋势，也是改造组织、改造人才管理最具潜力的方式。
所以对HR来说，要积极拥抱变化，借助科技的力量从简单重复的工作中解脱出来去思考更有价值的事情。当利用技术让我们不再需要做重复工作时，我们就可以进一步贴近业务和员工，思考如何帮助业务发展人才，帮助员工提升体验，这才是能真正提升HR个人价值和竞争力的发展方向。同时对企业而言，上线电子签约无论是从降低人员成本还是促进业务创新来看都是可持续发展的举措。
结语
综上所述，最后对于企业人力资源共享服务中心在电子签约的技术应用发展上提出如下的建议：
看清趋势。国家对于各行各业数字化转型的大力推动，让我们看到无纸化电子签约势在必行。有了对于这个大局的判断，就可以让我们有信心通过顺应趋势，事半功倍地借此东风加速人力资源的数字化转型。
积极行动。只有想法还不够，现在各家企业的动作都非常迅速，因此如果现在不积极主动求变，将来有一天就很有可能会被动淘汰。因此，人力资源共享服务中心不能总是停留在固有的流程设计上，而是要引入数字化技术来进行持续改进。
思维升级。对HR来说一定要持续提升自己的思维和格局，思考如何才能摆脱重复劳动，修炼自己的敏捷应变能力。因为将来的时代是变化的时代，我们只有通过技术赋能才能让自己立于不败之地。
价值提升。对于人力资源共享服务中心而言，由于天然有着系统支持和数据积累的优势，又是离每一位员工最近的支持部门，因此，在数字化转型时代，我们更应该将人力资源共享服务中心定位成人力资源数字化和员工体验中心。这也会让人力资源共享服务中心在HR团队中成为更重要的角色。
电子签约可以进一步打通HR全流程的在线化，这也意味着所有的过程都可以通过数字化的方式得以记录。例如对于所有的电子文档的签署数量、类型、时间、频率都可以有准确的记录，这为后续人力资源共享服务中心全面进行大数据查询和分析进一步积累了数据基础。
从人力资源数字化系统应用方向来看，如果你还在犹豫整体的规划应该如何实施，其实电子签约不失为一个很好的轻量级切入点，还等什么，赶紧开始行动吧！
