即将落地的「医药代表备案制」，引发了医药行业哪些电子签约思考？

2017年就传出要对医药代表进行备案，今年年底终于要正式实行了。近日，为规范医药代表学术推广行为，促进医药产业健康有序发展，国家药品监督管理局网站发布了医药代表备案管理办法，截至2020年12月1日，各家医药公司需要完成医药代表备案。

 

图片来源：国家药品监督管理局

 

此公告一经发出，立即成为了医药业界讨论的焦点。大家都在思考公司该如何应对。其中讨论的话题无一例外都聚焦在：如何才能合法合规地收集员工的个人信息。

 

 

图片来源：国家药品监督管理局

 

基于个人信息保护原则，我们要注意的是“药品上市许可持有人如果要使用医药代表个人身份信息完成医药代表备案以及在国家平台公示信息时需要获得医药代表授权。”

 

 

图片来源：国家药品监督管理局

 

虽然这是一条看上去较为简单的要求，但是在实际操作过程中，我们要考虑授权书如何发放，如何收取，如何保管等问题。这对于大型药企医药代表进出频繁的公司来说更是一个不小的工作量。

 

随着医药行业的动态变化，类似这样的政策将来会越来越多，国家对于个人信息利用的收集规范及授权要求也会愈发严格，如果每次变化我们都要更新授权书，让员工签完字再收回来，加上医药代表大多分布在全国各地，这将是一件繁琐且工作量巨大的低附加值工作。作为药企，如何做才能灵活满足员工授权等签约需求呢？其实在医药行业推广签约无纸化电子化是非常值得推荐的方案。

 

一、电子签约在医药行业人力资源部门的应用现状

 

当前，在医药行业推动电子签约，机遇与挑战并存。挑战是医药行业相对比较传统，尤其是数字化进程和互联网企业相比，相对缓慢。因此特别是对于电子合同这样和法律风险相关的决策，就公司的法务部来说还是偏向于保守的态度。目前有不少公司的法务部还不同意使用电子合同。

 

但从政策角度，我们也看到了更多机会。疫情的出现在一定程度上加速了国家政策对电子签约的支持。今年7月，发改委在《关于支持新业态新模式健康发展激活消费市场带动扩大就业的意见》中明确指出了推动完善电子合同、电子发票、电子印章、电子签名、电子认证等数字应用的基础设施的方向，这让我们看到了趋势和希望。

 

目前医药行业具有销售分布地域广，医药代表注册制政策变化快等特点，也正是因为这些持续增加的需求孕育出了使用电子签约的契机，促使医药行业在电子签约上开始进行各种尝试。目前，电子签约在医药行业中应用最多的还是在人力资源领域。如今企业和员工之间很多文件的交互离不开盖章和签字，例如收入证明、在职证明、离职证明、入转调离协议、个人信息收集、保密协议、竞业协议、员工手册、电子合同等等。

 

基于刚才提到的挑战，对于电子签约在医药企业的推进步骤有如下建议：

 

首先是功能推进的顺序，由于不少药企的法务部门相对来说还没有完全支持和同意电子合同，但由于电子签约不仅限于电子合同，还有很多的应用场景，因此可以分步骤进行。我们可以先从简单的电子印章出发，例如收入证明、在职证明、离职证明等，只需要公司单方盖章而不需要有任何的员工签署。

 

有了电子印章，我们可以继续拓展到下一步，即电子签名。其中包含入转调离协议、个人信息保护、保密协议、员工手册、竞业协议等相关人力资源应用，等这些都有了广泛应用，将来再要过渡到其他场景就会非常容易。

 

对于电子签约所需要的平台，可以先从上上签电子签约平台开始，因为这样对于公司IT系统及预算的影响是最小的。如果公司IT部门的技术系统条件成熟，希望有更好的员工体验，也可以将上上签电子签约系统和公司的系统进行对接，这需要公司IT部门的介入和规划。

 

上海医药集团就是其中比较典型的案例。作为沪港两地上市的大型医药产业集团，上海医药在医药研发与制造、分销与零售全产业链都实现了覆盖，被认为是中国医药领域中历史更悠久、规模更庞大并且长期处于领先地位的医药企业之一。

 

 

截止2018年底，上海医药员工数量已接近5万，而且下辖多家子公司，人事架构复杂，这让集团的人力资源管理负担变得繁重。经过多方筛选之后，上海医药决定引入上上签，以电子化的方式处理员工劳动合同的签署和管理。

 

借助上上签电子签约平台，集团可以批量生成、发送电子劳动合同、员工手册等文件，并利用上上签的活体识别、验证码、签约密码、数字证书等技术确保员工本人签署，保障合同的法律效力。针对集团的需求，上上签提供了账号权限分级、印章管理等适合大型集团公司的管理功能，HR部门可以制定详细的合同审批、签署、管理流程，并实时跟踪每份合同的签署状态，整体工作效率提升了60%以上，投入的人力、财力也大幅降低。

 

二、电子签约在医药行业其他场景的应用

 

为了推动在公司内部扩展电子签约的应用，如果医药企业能够进行通盘考虑则会有更好的效果。为什么这么说呢？因为电子签约的应用范围不仅限于人力资源部门，在医药行业中非人力资源领域同样有着广阔的应用前景。

 

1、讲者协议的签署

 

药企的市场部门和业务部门通常会和外部的行业学者有一定的合作，邀请外部讲师提供讲座等服务，这时需要与讲师签订讲者协议，用来约束讲者的开会义务与获益权利。医药企业会根据讲者协议给讲师进行财务报账。传统纸质签约的做法非常不方便，除了扫描、邮寄等繁琐的操作之外，也会存在法律风险。讲者分布在全国各地，传统纸质签署时间滞后，且会出现无法签署的情况，导致药企合规建设存有巨大风险，影响企业财务报账。

 

如果我们把人力资源领域的电子签约延展至与外部讲师的签约，既能带来良好的签约体验又能保证安全合规。目前，讲师在接收到药企发送到手机的签署链接后，直接点击链接完成实名认证，即可查看合同完成签署。

 

 

2、在线签署电子处方

 

数字化时代为互联网医疗业的发展提供了得天独厚的条件，互联网医疗的出现在很大程度上缓解了线下医疗资源不足的问题，也方便了患者就医。从我国《互联网诊疗管理办法（试行）》和《电子病历应用管理规范（试行）》来看，开展互联网诊疗活动，在线开具的电子处方单必须具有医师电子签名；电子病历系统可以使用电子签名进行身份认证。

 

因此互联网化的医疗活动天然就需要结合电子签约能力。目前，一些互联网医疗企业都为患者提供线上问诊服务。医生在通过上上签的实名认证之后入驻平台，为患者诊断之后，可直接开具电子处方、会诊报告等文件，通过上上签完成签署。

 

 

药剂师在核对医生签名之后，根据处方完成配药。上上签通过区块链、数字签名、时间戳等技术确保每一份处方的签署过程都合法合规，内容不可篡改，可供患者随时调阅和查看。

 

3、医药行业物流供应链场景

 

除了上述提到的应用场景外，物流供应链也是电子签约在医药行业比较常见的使用场景。通常在物流供应链的流程中，企业内外部都有不少单据需要经过层层传递盖章审批，例如：物流回单、采购单、对账单、返利单等。费时费力且不容易维护。

 

电子签约的最大优势是可以将合同审批流程与电子签约系统结合。在系统中完成流程后，相关电子文件即可自动完成签署，对于异地签署特别便捷，再也不用担心签收不及时和未来维护查询的问题了。另外，借助电子合同上线，医药企业也可以将内部的ERP、CRM系统与供应商/经销商数据、合同数据相关联，形成信息管理、合同管理的线上化、电子化。

 

以华欣物流为例，作为一家涵盖常温及温控药品、疫苗、诊断试剂、临床医药、医疗器械、医美保健等产品的国内运输配送及其增值服务的企业。今年以来，随着物流业务的迅猛发展，传统的纸质签约已经无法满足业务增长的需求。

 

加之疫情期间，签约需要零接触、零传播，华欣物流决定引入上上签的电子签约技术，在供应链场景中实现与货车司机承运协议的线上签署、线上管理等合同全生命周期智能管理。

 

 

通过上上签，华欣物流总部可直接在线上向全国各地的货车司机发起承运协议。无需纸质合同打印或寄送，也不需要到现场核验，货车司机使用手机几分钟内就能完成实名认证进行签署。在降本增效的同时，规避了企业之前较为头疼的代签、漏签等法律风险。

 

结语

 

综合来看，无论是从降本增效还是行业安全合规的角度，在医药行业推动电子签约是大势所趋，有着非常重要的意义。上签在与一些医药客户沟通中发现，大家的业务都较为复杂，在上线电子签约时通常会面临以下问题，而这也是很多企业容易忽视的点：许多企业是由多条业务线单独管理的，当其中一条业务线实现了电子签约之后，其他独立的业务线若想使用电子签约，往往涉及数据权限的区分。对内区分，而对外又要以统一的主体身份去运作。

 

因此，建议各家医药行业的公司可以行动起来，人力资源、IT、法务、业务等相关部门及早达成共识，统筹规划电子签约实施路径图。尤其是重点考虑是否能通过一家电子签约平台就能对合同进行授权区分和数据区分，满足不同部门、不同业务查看与之对应状态的合同内容，从而完成数据隔离。这样也能避免每条业务线单独选型，造成系统的重复建设和资源的浪费。

 

另外，基于在医药业界的实施经验，我们发现电子签约在医药行业也存在网络效应，当在上下游供应链的场景中，一家上线了电子签约，会带动周围合作伙伴的应用。因此每一家企业的努力也都会推动整个医药业界向更高效的电子化迈进。想了解更多关于电子签约在医药行业的应用问题，可访问【上上签官网】或者【在线咨询】由上上签的专业客服帮你解答，也可点击这里领取免费电子合同。