纸质签署操作流程

功能概述

在部分合作企业不接受线上签署的情况下,通过线上接收并下载合同,延用线下盖章流程完成合同签署。

例如,采购场景中,在部分供应商不接受线上签署形式,且在发起合同前无法确定其数量时,可通过选择纸质签署,供应商线上接收并下载合同,通过线下完成纸质合同签署,与此同时可将纸质合同导入上上签平台,便于发件方统一管理

 

功能亮点

1. 统一管理:支持纸质合同导入上上签平台,实现线下和线上合同共用一套管理标准;

2. 选择多样性:开放签署方式选择,便于新用户熟悉电子签,推进项目落地,顺利推广电子签;

3. 签署进度追踪:改用纸质签署的同时,可通过签署状态追踪其操作进度;

4. 操作记录留存:改用纸质签署的合同也会在上上签平台留有操作记录,支持签约存证页下载。

 

具体操作

功能开通

 

签署方案说明

注:合同中前面签署的签约方有人选择纸质签署,则其后面未签署的签约方(个人/企业)都必须使用纸质签署方式

1.自由选择

由签约方自由选择使用纸质签或选择电子签,要求模板需配置顺序签;

适用于发件方想推广电子签,但相对方不接受电子签的数量较多的情况。

 

2.必须纸质签

所有签署人必须使用纸质签署方式,不能使用电子签方式;

适用于发件方自身也不接受电子签的情况。

 

3.单独配置纸质签

默认使用电子签,可为合同单独配置“需纸质签”;

即发件方在某份合同详情页中开启“需纸质签”后,该合同签约方必须使用纸质签,而其他未配置的合同仍必须使用电子签;

适用于发件方希望推广电子签,但相对方中有部分不接受电子签的情况。

 

纸质签署流程

1. 纸质签署-无需上传纸质合同扫描文件

相对方从上上签平台下载合同文件后,线下盖章后完成邮寄即可。

注:改用纸质签署即线下签约,风险由发件方及签约方共同把控

 

2. 纸质签署-需要上传纸质合同扫描文件

相对方从上上签平台下载合同文件,线下盖章完成邮寄,由最后一位签约方在上上签平台上传该扫描件,结束线上签署。

注:上传的扫描件仅用于线上存档

注:改用纸质签署即线下签约,风险由发件方及签约方共同把控

 

纸质签署的合同管理

1. 支持合同签署进度追踪

已完成,指合同所有签约方均完成合同签署;

已读未签(2),指签约方查看了合同,但是还未签约。括号里的数字,代表该状态下对应签约方数量;

未读未签(1),签约方还未查看合同。括号里的数字,代表该状态下对应签约方数量;

已取消,包括五种情况,合同已撤销、逾期未签、审批被驳回、合同已拒签、已作废。

 

2. 支持修改选择纸质签的合同状态“签署中”为“签约完成”

为避免由于签约方在上上签平台未点击【确定】结束本次线上操作,导致合同状态变成“逾期未签”,发件方可点击【修改状态】,进行签署状态的修改。

注:仅支持操作一次,状态变更后不可还原;仅支持状态“签署中”变更成“签约完成

 

3. 支持纸质合同导入系统统一管理

3.1 若开启纸质签署功能,且勾选了“签署人必须提供纸质合同扫描件(pdf)”。即待最后一位签署方完成此次线上签署的同时,进行纸质合同扫描件的上传,与之对应,合同标题为“xxx_转纸质合同扫描件”,系统会自动生成一个合同编号;

3.2 若未勾选需签署人提供扫描件功能,待发件方收到线下邮寄过来的纸质合同后,拍照或扫描成PDF格式,通过【导入】功能,导入上上签平台统一进行管理。

注:导入的具体操作可查看“合同导入”

 

4. 支持记录留存

点击改用纸质签署的【合同标题】,跳转到合同详情页面

4.1 详情中会显示该签约方“已改用纸质签署”;

4.2 如需下载签约存证,可点击上方“下载签约存证”,查看合同签署流水记录。

 

5. 支持搜索“改用纸质签署” 的合同

5.1右上角【列表配置】中,把隐藏字段“改用纸质签署”模块放到展示字段中;

 

5.2 在最上方搜索框中,找到“改用纸质签署”模块,下拉框中选择“是”,即可搜索到改用纸质签署的合同。

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