客户介绍

 

上海医药集团股份有限公司（以下简称“上海医药”）是沪港两地上市的大型医药产业集团（港交所股票代号：02607；上交所股票代号：601607）。公司主营业务覆盖医药工业、分销与零售，2018年营业收入1591亿元，综合排名位居全国前列，入选上证180指数、沪深300指数样本股、恒生指数成分股、摩根斯坦利中国指数（MSCI）。

 

 

客户痛点

 

1、合同签署量大，HR部门负担重。

 

据其财报数据显示，截止2018年12月31日，上药总员工为47590人。以人均签署3份劳务合同（含劳动合同、派遣单、员工手册、竞业协议、保密协议、离职协议等）估算，每年合同签署量近15万份。对于不超过百人的上药HR部门来说，合同签署负担非常沉重。

 

2、异地签署多，不仅成本高，而且劳动合同签约、变更不及时，以及员工冒签、代签的风险巨大，会带来相当的经济损失。

 

上药有27家子公司，遍布上海、广州、杭州、常州、厦门、青岛、本溪等城市，员工合同异地签署量非常多。以人均来回快递成本20元，签约周期3天来计算，成本非常高昂。另外上药HR部门认为，异地签署存在巨大的法律风险。

 

第一个就是外地员工劳动合同不能及时签约的现象，很难通过人力解决。如果面临劳动仲裁，败诉可能性100%，要支付赔偿金。《劳动合同法》第10条第2款规定，入职起1个月内未签署劳动合同的，视为无合同用工，公司支付双倍工资；《劳动合同法》第82条也规定，未及时续签劳动合同,如果超过一个月,用人单位是需要向劳动者支付双倍工资。

 

第二个就是核实员工本人身份信息、本人签署的工作量巨大，容易造成疏忽，进而发生冒签、代签现象，而此部分劳动合同是无效合同，也会产生法律纠纷。《劳动合同法》第16条规定，劳动合同由用人单位与劳动者协商一致,并经用人单位与劳动者在劳动合同文本签字并盖章生效。也就是说非本人真实意愿签署的，冒用他人身份信息签署的劳动合同无效。

 

3、合同管理量大，人工分类归档、查询、复印耗时耗力，合同存储也需要专人、专门场所管理，也存在合同丢失的风险。

 

上药历史累计的劳动合同量可能近百万份，通过HR部门进行人工分类、归档、查询、复印,是非常巨大的工作量。随着每年新增合同量日益增多，管理压力倍增。

 

4、上药是一个集团公司，下辖多个子公司，人事架构管理非常复杂，需要对集团人事、子公司人事的印章管理、权限全力做分级管控，防范潜在风险。

 

5、HR部门想尽快解决痛点，并且在其暂时不能单独开发电子合同平台的情况下。

 

解决方案

 

针对上药HR部门情况，上上签为其提供了SaaS智能版解决方案。

1、模板批量签署减轻HR工作量

上药HR可以通过上上签电子签约平台设置合同模板，如员工劳动合同，在模板内再设置自定义字段，如员工姓名、身份证号、地址、工资、合同年限等等，对应事先编辑好的签署人表格，几秒内就可生成几千份劳动合同，一键发送给员工签署。只需要1个工作人员在几分钟内就可以完成数千份劳动合同的批量签署。

 

2、实名认证、人脸识别破解冒险代签风险

 

上上签电子签约SaaS平台对接公安部，瞬间就可以完成员工信息的实名认证，防止冒签。同时还有人脸识别、手机验证码等各种验证方式，确保是本人签署。有效防范法律风险。

 

3、履约提醒随时掌控员工签约状态

 

合同发出后，实时跟踪签署状态，对拒签、未签的员工合同进行提醒，不用担心员工恶意拖延签约、遗漏员工合同签署等情况。同时根据设置的合同年限、签署时间，会进行履约提醒。有效破解因劳动合同签约、变更不及时带来的法律风险。

 

4、自动归档、随时查询下载

 

设置标签后，可以自动分类归档，并可以根据关键词随时搜索查询合同，合同数据随时可以下载成PDF文件，打印同样具备法律效力，省时省力。

 

5、印章管理、权限管理

通过控制台设置母账号、子账号。母账号可以分配、收回子账号相应权限，子账号互相看不到各自的权限内容，印章根据权限不同进行分级管理，有效杜绝萝卜章、印章私用的情况。

 

 

成效

 

1、签约成本降低70%。之前人均签约成本在20元左右，目前可以降低到6元以下。

 

2、签约周期减少60%。之前平均是3天，现在只需要1天不到。

 

3、工作量减少90%，投入人员减少90%。之前需要10个人来管理的，现在只需要1个人。

 

4、法律纠纷现象发生减少100%。发生0起劳动仲裁纠纷。